Veamos un ejemplo. Vamos a acceder a los expedientes de marcas. Para ello, hacemos click en Archivos –> Expedientes. Aparece una pantalla, pulsamos en la pestaña ‘Filtros’. Es aquí donde le indicaremos a Apiges Pro qué campos queremos utilizar para recuperar la información de la base de datos, porque todos los registros están lógicamente guardados en el servidor, y solo recuperaremos aquellos con los que vayamos a trabajar. De igual forma, no tiene sentido tener en una pantalla todos los campos disponibles para búsquedas cuando la mayoría de ellos no los usaremos nunca. Por eso, solo escogeremos los que realmente nos interesen.
Observa que en la lista aparecen diferentes secciones. Las abrimos y, dentro de ellas, marcamos los campos que queramos utilizar. Por ejemplo, dentro de Generales, seleccionamos desde Modalidad hasta País, y más abajo Cliente.
Tras pulsar otra vez la pestaña ‘Filtro’, la lista de campos desaparece, y nos quedamos únicamente con los que hemos seleccionado. Esto queda guardado a nivel de usuario.
Este sistema de filtros tiene varias ventajas. La primera es, como decíamos, que el usuario solo visualiza los campos del filtro que le interesan. La segunda es que la configuración se guarda por usuario, de forma que cada uno tiene sus propios filtros. Haz una prueba: sal de Apiges Pro y vuelve a entrar: podrás comprobar que al hacer click en Archivos –> Expedientes, ya aparecen tus propios campos seleccionados.
Ahora vamos a hacer una búsqueda: tecleemos, por ejemplo, M en ‘Modalidad’. Observa que dispones de una lupa a la izquierda del campo. Como queremos solo las Ms, no hace falta rellenar el otro campo de Modalidad. En este concreto, ‘Modalidad’, también es posible seleccionarlas haciendo click en cada una de ellas. Pulsa Buscar. Aparecerá una lista de expedientes. El listado se ha recuperado del servidor, y está formado por aquellos registros con los que hemos decidido trabajar: los expedientes de modalidad M. La lista se puede ordenar por los campos que la componen, por ejemplo haciendo doble click en la cabecera de cualquiera de ellos.
Para editar un registro, haz doble click en él. Más adelante, en cada sección correspondiente, veremos qué se puede hacer con cada ficha.
Ahora, de momento, nos centraremos en ver las opciones básicas comunes a varias pantallas.
Pulsamos Archivos –> Contactos, y aparece otra ventana similar a la de expedientes.
Volvamos a la pestaña ‘Expedientes’. Observa que en Apiges Pro se han creado varias pestañas: ‘Tareas’, ‘Expedientes’, etc. (muchas ya estaban abiertas por el usuario). Tú puedes cambiar, cuando lo desees, a cualquiera de ellas simplemente haciendo click en la parte superior. Vemos, por tanto, las cinco opciones principales de las que dispone este tipo de ventana (y cuyo nombre puede ver en la parte central de esta imagen):
Filtro:
- ‘Principal’ nos permitirá definir los campos sobre los que queremos buscar, y realizar la búsqueda en sí. Además de tener la posibilidad de guardarla, con objeto de poder cargarla posteriormente si es que la usamos mucho (por ejemplo, si un usuario suele hacer un filtro de un determinado cliente, en lugar de tener que teclearlo cada vez puede guardar los parámetros de búsqueda y, cuando la necesite, cargarla). Esto no supone archivar la selección en sí, sino el contenido de los campos que se piden. Apiges Pro recuerda la última búsqueda que hizo el usuario antes de cerrar el programa por lo que, si sales de la aplicación y vuelves a entrar, podrás comprobar que los campos de búsqueda que rellenaste permanecen con datos. El botón ‘Filtros’ permite recuperar alguna que se haya guardado, y también eliminarla mediante el aspa roja.
- ‘Agenda’ posibilita localizar directamente contactos por apellidos, o expedientes por denominación (tecleando el principio -mínimo 3 caracteres- y pulsando Enter). En este caso, al hacer doble click, el contacto o el expediente se incorporará al listado donde, como antes decíamos, aparecen todos los registros seleccionados.
- En ‘Listado’, haz click en las cabeceras de los campos para ordenar la lista, y teclea lo que desees en ‘Buscar’ para localizar algún valor por cualquiera de los campos del listado. Pulsa Escape cuando desees cancelar dicha búsqueda. Observa que aparece el total de registros encontrados a la izquierda de la casilla para buscar dentro del listado.
Es posible realizar varios filtros de expedientes a la vez. Una vez que se ejecute el primero, se cargará el segundo y se aplicará sobre el resultado obtenido del anterior. Así sucesivamente con cada filtro. Para utilizar multifiltros, pulsa el botón ‘Cargar’ en Expedientes –> Principal, selecciona los que deseas y pulsa Enter.
Listado: Dentro del mismo se pueden quitar o añadir registros. Esto no significa que se den de baja de la base de datos (es decir, no estamos borrando un expediente, por ejemplo), sino únicamente del listado. ‘Añadir’ permite incorporar de una forma muy rápida un registro: aparecerá una ventana con un par de campos, recuerda que puedes hacer click en la cabecera de cualquiera de ellos para ordenar y buscar.
Ficha: Siguiendo con el ejemplo de los expedientes, las opciones de ‘Ficha’ sí que permite dar de alta un expediente, modificarlo, borrarlo definitivamente, o copiarlo.
Informes: Esta opción permite algo muy interesante: no solo es posible imprimir informes, exportarlos a diferentes formatos, etc., sino modificar un informe a tu gusto y guardarlo para utilizarlo posteriormente. Más adelante explicaremos cómo obtener reportes en diferentes formatos, así como de qué forma podemos personalizarlos. La opción ‘Mundo’ mostrará un mapa con todos los países en los que se encuentra solicitado, concedido, etc. el conjunto de los expedientes del listado.
Acciones:
- ‘Actualizar’ o ‘Actualización masiva’, que se explica más adelante en detalle, permite realizar cambios en bloque a todos elementos del listado. Por ejemplo, si has realizado un filtro de expedientes, los cambios se realizarán sobre dicho listado.
- En cuanto a ‘Exportar’, lo que hace Apiges Pro es traspasar los contactos o expedientes que aparezcan en la lista, a un texto que nos interese, con objeto de enviar cartas o e-mails.
- ‘Familias’ permite dar de alta todas las que deseemos crear en la aplicación.
- ‘Búsqueda interna’ proporciona una investigación previa de los posibles parecidos que puede tener el Despacho, antes de solicitar un nuevo registro (de forma que se identifiquen previamente posibles incompatibilidades); los expedientes encontrados aparecerán en el listado.
- ‘Fusión’ genera archivos de combinación de textos con sus procesadores habituales.
Si tienes seleccionados varios expedientes en la lista y pulsas ‘Exportar’, solo se enviarán al texto aquellos seleccionados, no todos.