Apiges Pro hereda el estilo Microsoft® Office, estando las opciones más importantes en la parte izquierda de la pantalla.
A continuación explicaremos los diferentes módulos y sus aspectos más importantes.
Archivos
Contactos. Esta opción engloba cualquier posible persona física o jurídica con la que tenga relación nuestra empresa: clientes, intermediarios, agentes, proveedores, traductores, copistas, inventores, registradores, personal de dominios, contrarios, abogados, procuradores, peritos, etc. Es a la hora de darlos de alta cuando se indicará el tipo que es. Un mismo código puede ser asignado a un cliente y a otro tipo, por ejemplo cliente 1 e intermediario 1. Aunque es recomendable que no existan códigos duplicados, Apiges Pro puede gestionarlos perfectamente, ya que internamente guarda también información del tipo de contacto.
Por otra parte, por ejemplo podría darse la situación de que un intermediario actúe eventualmente como un proveedor, en cuyo caso no habría ningún problema en asignarlo a una factura recibida.
Expedientes. Contiene la información de todas las diferentes modalidades de propiedad industrial e intelectual que gestiona el despacho, así como las propias modalidades que se definan internamente.
Usuarios. Esta opción permite introducir todos los posibles usuarios que van a manejar la aplicación, y definir sus parámetros específicos (nombre y apellidos, cuenta de e-mail, etc.), así como sus permisos.
Titulares. Permite filtrar directamente titulares, con independencia de a qué c.
Libro de anotaciones. Cada vez que se genera una carta o un e-mail, Apiges Pro guarda en el expediente, cliente o intermediario una anotación con la fecha, el usuario, la carta o e-mail que se envió, etc. de forma que, sin intervención del usuario, se genere una gestión documental que permita consultar posteriormente los documentos generados.
Documentos. Permite recuperarlos en base a una serie de parámetros.
Acciones comerciales. Esta opción posibilita filtrar datos relativos a la agenda de acciones comerciales que se incorporan en la ficha de cada contacto.
Tarifas de vencimiento. El usuario indicará aquí las diferentes tarifas relativas a los pagos de mantenimiento de expedientes (quinquenios, renovaciones, anualidades, etc.). Previamente se deben de haber dado de alta los artículos en Gestión Financiera.
Pago de tasas. Disponible para varias oficinas nacionales de patentes y marcas, aquí el usuario podrá realizar el pago de las diferentes tasas de una forma automatizada, generándose incluso el cargo en cuenta si previamente se han definido los parámetros correspondientes.
Modificaciones. Esta opción permite obtener información de los diferentes cambios que se han realizado, tanto en expedientes como en contactos. El hecho de eliminar una entidad (un contacto, un expediente, etc.) no borra los datos de alta, modificación o baja del mismo (para un adecuado seguimiento si, por ejemplo, de repente desapareciera un expediente de la base de datos).
Cartas
Textos. En esta pantalla podrás dar de alta los diferentes textos, asignar las variables a cada uno de ellos, y enviar por e-mail / imprimir en papel. Con la ventaja de poder editar la carta con tu propio editor.
Tareas
La gestión de tareas es un sistema automático que genera fechas de vencimiento de las diferentes acciones que hay que realizar a lo largo de la vida del expediente. Es difícil garantizar que estén todas, pero lo que es seguro es que intentamos mantener Apiges Pro lo más actualizado posible en este aspecto.
El vencimiento de pago de mantenimiento del expediente es una tarea más, de forma que todas (de pago o no) estarán englobadas en una única opción, facilitando así el manejo general de los vencimientos.
Se puede configurar Apiges Pro para que, al entrar, muestre un calendario con las próximas a realizar.
Tareas. Permite acceder a la lista de tareas configuradas en Apiges Pro. Una vez que se ha realizado un filtro, el listado ‘Detallado’ os permitirá conocer los actos del expediente que genera cada una de ellas, así como cuáles son los que las cierran.
Calendario. Muestra las tareas que vencen en los próximos días.
Tareas relacionadas. Permite obtener un informe de los expedientes que tienen incorporadas determinadas tareas.
Info10
Esta opción permite acceder a la búsqueda de anterioridades de diferentes países. Las consultas llevan un coste implícito, por lo que es un servicio que debe ser contratado específicamente.
Boletines
Apiges Pro gestiona actualmente los boletines / gacetas oficiales de muchos países.
Vigilancia mundial. Mediante esta opción podrás revisar los diferentes parecidos denominativos que previamente hayas contratado para vigilar en todo el mundo o en una zona geográfica concreta. Si todavía no has encargado ninguna, puedes hacer click aquí para obtener más información. El alta en la vigilancia mundial se realiza desde la ficha de vuestro propio cliente, y se renueva anualmente.
Boletines. Están disponibles para diferentes países. Por favor, si no encuentras el que necesitas no dudes en contactar con Grupo 10 aquí.
Uno de los aspectos en los que más han incidido los usuarios, es tener la posibilidad de definir diferentes configuraciones de parecidos e identidades denominativos, ya que no todos los clientes son iguales: unos son mucho más receptivos a recibir propuestas de oposición (y llevarlas a la práctica) que otros. Apiges Pro, en consecuencia, permite definir configuraciones específicas que hacen posible que el usuario, por ejemplo, proponga a un determinado grupo de clientes sólo los parecidos que son muy evidentes, mientras que a otros les ofrezca información más amplia.
Se trata, en definitiva, no solo de personalizar la gestión de avisos de oposición, sino de ahorrar mucho trabajo al usuario que selecciona , ya que no tendrá que ir pensando en el tipo de cliente al que enviará la propuesta (porque Apiges Pro habrá hecho una selección previa).
El boletín español y algunos más incorporan automáticamente en la gestión documental del expediente, al chequear incidencias, la(s) página(s) donde se publica cada acto, y permite incluirlas también de forma automática en los e-mail que se envían a los clientes.
Gestión Financiera
Este módulo es un potente gestor que permitirá al despacho automatizar tanto la gestión de facturas recibidas como la elaboración de presupuestos, órdenes de cargo y facturas emitidas.
Empresas. Permite definir las diferentes compañías con las que se emitirán facturas.
Facturas emitidas. Comprende la generación de presupuestos, órdenes de cargo (también llamados prefacturas, albaranes, etc.) y facturas.
Facturas recibidas. En esta opción se incorporarán todas las facturas de los diferentes proveedores. Es posible relacionar la factura recibida con la emitida, de forma que se pueda conocer el gasto estimado, el real, y determinar el beneficio.
Cambio de divisas. Opción importante que debe actualizarse diariamente en caso de que facturéis en monedas diferentes a la vuestra.
Series. Permite establecer la numeración automática de presupuestos, órdenes de cargo y facturas.
Artículos. Recopila información de todos los conceptos facturables, incluyendo la relación con cada una de las tasas, precios generales y especiales según la tarifa de cada cliente, etc.
Formas de pago. Gestión de las diferentes formas en las que se recibirá el pago por parte de los clientes.
Tasas. Permite disponer del importe de las tasas oficiales actualizado. También es posible introducir tasas propias, aunque recomendamos que en ese caso consultes previamente con Grupo 10, porque lo normal es que la que tú estés buscando ya exista. Recuerda que Grupo 10 actualizará las tasas oficiales, y las propias deberás siempre cambiarlas tú.
Gestión de cobros. Da la opción al usuario de generar comunicados a los clientes informándoles de las facturas que se encuentran vencidas.
Modificaciones. Opción similar a la de ‘Archivos’, en este caso permite obtener información de cambios en presupuestos, órdenes de cargo, facturas emitidas y recibidas.
Docu10
Docu10 está formado por 3 bases de datos diferentes: CdPropi, CdCom e Internn@. Para más información, por favor consulta la ayuda correspondiente a cada sección.
Utilidades
Existen múltiples opciones que te permitirán realizar determinadas tareas de administración del sistema en Apiges Pro, así como configurar aspectos generales y de cada usuario.
Configuración del sistema. Establecimiento de opciones generales y de usuario.
Mantenimiento. Procesos varios para realizar en los expedientes.
Otras tablas. Engloba muchos ficheros pequeños (modalidades, grupos de clientes, departamentos. etc.).
Sincronización web. Aquí se configura qué clientes tendrán sus expedientes accesibles en Internet, se fijan las claves de acceso, tipo de datos a subir, etc.
Qué es nuevo. Proporciona acceso a la lista de últimas novedades que se han incorporado a la aplicación. Esta pantalla le aparece automáticamente a cada usuario cuando se actualiza una versión.
Ayuda online. Permite conectar con el Departamento de Soporte de Grupo 10.
IntrApiges. Esta opción permite conectar los expedientes que seleccionéis de vuestro Apiges Pro, con los mismos que otros corresponsales o clientes tengan en su Aplicación, de forma que cuando un dato se cambie en el sistema principal, el otro Apiges Pro actualice automáticamente el dato. Aquí tiene más info.