Ésta pestaña sólo es accesible si el usuario tiene marcada en su ficha la opción ‘Administrador’.
Generales
Empresa, slogan y el logo del Despacho son campos utilizados en los listados como cabecera.
En cuanto a las anotaciones, puedes hacer que Apiges las autonumere cuando las introduzca desde la ficha del contacto o el expediente.
También es posible definir series de numeración automática tanto para los contactos como para los expedientes.
Si optas por asignar el número automáticamente a los contactos, marca la opción correspondiente y accedes, mediante el icono del lápiz, a la pantalla que te permitirá definir una o más series para cada tipo. Apiges Pro, cuando introduzcas un nuevo contacto, te preguntará cual de ellas desea utilizar. Por ejemplo: si indicas que, para el tipo de contacto ‘Cliente’, el código es ‘CLI’, la longitud son 5 y el último número asignado es el 24, la próxima vez que dé de alta un cliente el código que se creará será ‘CLI00025’. Puedes hacer una prueba en cualquier momento y, si no te convence, borrar el cliente o el expediente y configurar la serie de nuevo.
Lo mismo es aplicable a expedientes. Supón que no deseas introducir como número principal el de solicitud (como es habitual -y recomendado- en Apiges Pro) sino un número que se vaya incrementando automáticamente.
También existe la posibilidad de numerar automáticamente las referencias. En ese caso, crea una serie para expedientes y, en lugar de elegir la modalidad, selecciona qué referencia del expediente deseas rellenar. El resto de campos los puedes completar de la forma habitual. Y puedes indicar a Apiges Pro que anteponga el año automáticamente. Una vez con esta serie activa, si al dar de alta el expediente solo introduces la modalidad pero no el número, se le asignará automáticamente el mismo que el de la referencia. Recuerda que, en ese caso, solo aparecerán los expedientes en el listado de incidencias del boletín si éstos disponen del número de solicitud o concesión / registro en el número de acto (Expedientes –> Actos).
Expedientes
Por defecto, Apiges Pro genera tareas para todas las modalidades y países en los que está previamente configurado.
Puedes indicar a la aplicación la lista de países en los que únicamente quieres generar tareas (excluyendo el resto). Por ejemplo, si introduces EM, se crearían las de la marca comunitaria y de la internacional con dicho país, pero no para el resto.
En el ejemplo que indicamos, solo se generarán para la Unión Europea, Italia y Reino Unido.
Boletines
Esta sección contiene varios parámetros para la gestión de los diferentes boletines.
Conexiones
Algo muy importante es la definición del ‘Directorio raíz de documentos’, pues de él partirán todos los contactos y expedientes, formando un árbol estructurado al que accederá de forma automática Apiges Pro, tanto para guardar documentos como para recuperarlos (a no ser que optes por archivarlos todos en base de datos).
¿Qué hago si yo tengo carpetas específicas para cada contacto o expediente, que no coinciden con las que me crea Apiges? No hay problema: Asigna la generación por defecto y después, en cada ficha de contacto o expediente, puedes definir, a medida que lo vaya necesitando, la ‘Carpeta alternativa de documentos’.
Respecto a la configuración del correo electrónico (servidor, puerto, etc.), por favor consulta con tu Administrador de Red.
Gestión financiera
Dispones de varias opciones de configuración. Recomendamos utilizar las estándar.
Formularios
Este apartado guarda relación con el relleno automático de documentos.
Textos
Cuando Apiges Pro se refiere a la longitud de los datos postales, es en referencia al número de máximo de caracteres que va a incluir en cada una de las líneas que forman parte del domicilio del destinatario. Mejor utiliza las variables Zd, Ze… en los textos. En general, todas aquellas que se refieren al destinatario podrían verse afectadas por este parámetro.
Web
En esta sección puedes deshabilitar la opción de mensajería web.
Recursos
La pestaña ‘Recursos’ permite buscar actualizaciones, desactivar la aplicación si se va a cambiar de servidor, etc.