Esta opción engloba tres tipos de documentos:
- Presupuestos.
- Órdenes de cargo.
- Facturas emitidas.
De esta forma, se recoge todo el proceso desde que se informa a un cliente de los costes (presupuesto), se va realizando el trabajo (y rellenando la ODC u Órden de cargo), hasta que se finaliza (y se factura).
En lo sucesivo, si nos referimos al término factura, se entiende que también lo hacemos -en la mayoría de los casos- a ODC´s y presupuestos.
Al dar un alta, lo primero que pregunta la aplicación es la serie (para asignar un número automáticamente) con la que queremos trabajar. Puedes escoger entre tres tipos de series: de factura, ODC o presupuesto, según lo que quieras crear. Lógicamente, primero debes haber dado de alta tanto las empresas como las series, ambas opciones están disponibles en el menú de ‘Gestión Financiera’. Una vez que seleccionas la serie, ésta se utilizará para las nuevas facturas hasta que cierre la pestaña ‘Facturas emitidas’.
Ten en cuenta que si vas a facturar en moneda distinta de €, también tienes que haber introducido el tipo de cambio en ‘Cambio de divisas’. Esta opción también está disponible en el menú de ‘Gestión Financiera’, aunque por comodidad también la hemos añadido en esta pantalla.
Si, de forma excepcional, deseas introducir el número manualmente, simplemente pulsa Escape y aparecerá una pantalla donde se podrá introducir. Esto puede ser útil si, por ejemplo, borras accidentalmente alguna factura y tienes que volver a darla de alta. Pero recomendamos que, como norma general, utilices la numeración automática.
A continuación, Apiges Pro preguntará el contacto al que vas a facturar, que puede ser un cliente, intermediario, etc. Observa que los datos de la factura se rellenan automáticamente en base a los del contacto. Si te das cuenta de que falta alguno, puedes completarlos ahora, pero no olvides cambiar el dato también en el contacto para que la próxima vez este campo se rellene automáticamente.
Los datos que introduzcas en la factura no se modificarán cuando cambies la ficha del contacto. Es decir, corresponden a una ‘foto’ realizada en el momento de crearla, son estáticos.
Pulsa en este incono, se encuentra en la parte superior de la ventana.
Líneas
Cuando se da un alta, Apiges Pro muestra unas flechas que permiten irnos moviendo por las diferentes pantallas a lo largo del proceso de creación.
Aquí vamos a indicar los artículos que se van a facturar. Es evidente que primero debes de haberlos dado de alta en la opción ‘Artículos’ del menú de Gestión Financiera.
Al pulsar el botón ‘+’ para crear una línea, debemos seleccionar el artículo. Ve avanzando por los campos pulsando el tabulador. Apiges Pro te pedirá que introduzcas un expediente. Pulsa Escape si no desea asignar ninguno. Si son varios, cuando grabes la línea podrás añadir el resto. Asignar los expedientes es útil porque después podrás consultar esta factura desde aquellos que estén relacionados.
Observa cómo la descripción se rellena con los campos variables que introdujiste al definir el artículo, en el idioma correspondiente. Lógicamente, ese dato tienes que haberlo introducido previamente en el artículo.
El total que aparecerá en la línea será el resultado de multiplicar la cantidad por el importe. A lo que se le restará la tasa.
Datos de gasto del artículo: Al grabar la línea puedes asignar el gasto real y compararlo con el estimado que aparece automáticamente. E incluso asignar el agente u otro contacto, así como la factura recibida correspondiente. Observa que dispones de varios campos. Si asignas desde la línea la factura recibida, tomará los datos de dicha factura. Si por otra parte decides no relacionarlas, puede introducirlos aquí. Es importante señalar que puedes vincular esta línea de la factura emitida a una factura recibida o a una línea de dicha factura del proveedor.
La pestaña ‘Imputación’ permite guardar el Centro de Coste, Departamento, Sección, País, Usuario para dicha línea. Lo habitual es realizarlo a nivel de factura, en la opción correspondiente.
Vencimientos
Esta opción permite el control de cobro de facturas. En cada una de las que emitamos debe existir por lo menos un vencimiento. Observa cómo éste se genera automáticamente.
La fecha de vencimiento es aquella en la que prevemos que el cliente abone el cargo.
En el caso de un único pago se crea un solo vencimiento. Si el cliente ha abonado algo a cuenta, habría que introducir dos: uno con fecha de vencimiento anterior a la factura (con el pago que corresponda) y otro con fecha igual o posterior a la de la factura, con/sin la fecha de pago según haya abonado o no esa parte.
Por ejemplo, una factura a 30/60/90 días tendrá 3 vencimientos. Puedes generarlos automáticamente, si el contacto de la factura tiene indicada una forma de pago que incluye varios pagos. Puedes dar de alta o modificar las diferentes formas de pago en la opción correspondiente dentro de ‘Gestión Financiera’.
Por supuesto, cada vencimiento debe tener su importe correspondiente. Apiges Pro verifica, por seguridad, que la suma de todos los vencimientos sea igual al total de la factura.
Puedes indicar un número de subcuenta que posteriormente es posible utilizar en el traspaso a vuestro programa de contabilidad.
En caso de que finalmente este vencimiento no se pague, por ser un fallido por ejemplo, teclearemos la fecha de anulación correspondiente.
Si por algún motivo este vencimiento ha generado alguna factura rectificativa, se indicará también en el campo correspondiente.
El estado de estos vencimientos será utilizado por Apiges Pro para definir la situación de cobro de la factura: pagada, pendiente (vencimiento futuro no pagado), vencida (vencimiento pasado no pagado), incobrable (vencimiento con fecha de anulación), abonada (generada una factura rectificativa).
Comisiones
En esta pantalla puedes introducir las comisiones correspondientes. Cuando se introduzca una, Apiges Pro propondrá automáticamente el importe correspondiente, siempre que los artículos que se facturen dispongan de dicha información.
Otros
Teclea en esta sección el Centro de Coste, Departamento, Sección y País al que imputar la factura. Respecto a los datos económicos, si posteriormente los modificaras en el contacto, dispones de un icono para actualizarlos en la factura.
También puedes realizar la imputación, si lo deseas, a nivel de cada línea, en Líneas –> Imputación.
Cerrar / reabrir
Si el usuario está habilitado como ‘Administrador de la gestión financiera’, podrás cerrar una factura (impedir que otros la modifiquen) o reabrirla (lo contrario).
Informe
La factura se puede imprimir en pdf, o mediante el visor de Apiges Pro lanzar directamente a la impresora, exportar en formato Excel, Word, etc.
Cómo hacer formatos personalizados
Como sabes, el usuario puede crear / modificar sus propios informes sin necesidad de depender de Grupo 10.
En el caso de las facturas emitidas, pulsa en el icono que aparece a la derecha de ‘Factura’. Cuando grabes el formato, Apiges Pro te preguntará, además del nombre y la descripción, si deseas incorporar restricciones para el informe:
- Empresa
- Idioma
De forma que puedes tener, para cada empresa e idioma, un formato diferente.
¿No hay otra manera más sencilla de hacer esto? Por supuesto. puedes encargar el trabajo a Grupo 10, y nosotros te prepararemos los formatos como desees, previo presupuesto.
¿Utilizará Apiges Pro el formato adecuado en cada caso? Efectivamente, Apiges Pro generará el informe según la empresa y el idioma del destinatario de cada factura.
Convertir a ODC o Factura
Un presupuesto puede convertirse individualmente a ODC o Factura, y una ODC a Factura.
Existe un CheckBox que permite marcar como ‘Facturable’ tanto un presupuesto como una ODC. Para generar la factura, éste debe estar marcado.
Actualización masiva
¿Cómo se convierten a factura varios presupuestos u ODC´s, de forma masiva? Mediante ‘Actualizaciones’ (previamente debes haber hecho un filtro de todas aquellas que estén pendientes de facturar).
En dicha pantalla también se puede cerrar un periodo de facturación, así como eliminar facturas definitivamente. Y una pestaña adicional permite traspasar los datos a vuestro programa de contabilidad. Consulta por favor tu caso específico si todavía no traspasas las facturas automáticamente. En todos los casos mencionados se impedirá el acceso a todos aquellos usuarios que no tengan en su ficha de usuario marcada la opción ‘Administrador de Gestión Financiera’.