Esta sección muestra alguna de las preguntas más frecuentes que te formularás cuando utilices Apiges Pro.
Generales
Me gustaría ganar más agilidad con el funcionamiento de Apiges Pro ¿qué puedo hacer?
Lo más importante es verificar que las características de tus servidores y equipos informáticos coinciden como mínimo con las especificaciones técnicas recomendadas por Grupo 10.
Lo ideal es contar con un equipo moderno. Sin duda, es una buena inversión, porque ahorrará mucho tiempo. No obstante, como Apiges Pro es un programa muy gráfico y visual, también puede incrementar la velocidad de avance de una ficha a otra, por ejemplo, desactivando a su vez ciertas pantallas gráficas de las que se especifican en Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Generales, desmarcando las siguientes casillas:
O quitando de la visualización del resumen de las fichas de contactos y/o expedientes ciertos datos. Para ello, accede a Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Contactos ó Utilidades –> Configuración del sistema –> De Usuario –> Expedientes.
Quiero incluir el logo y nombre de mi empresa en las cartas que configuro en Apiges Pro y en mis informes ¿Dónde debo introducirlo?
En Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Generales puedes introducir tanto el nombre de la empresa, slogan y logo.
Cuando voy a dar de alta un expediente o un cliente, ¿Cómo puedo saber el código que tengo que emplear para numerarlo?
Es posible crear una serie de numeración de expedientes y contactos para que genere de forma automática y correlativa los códigos de clientes y expedientes. Podemos configurarlo en Utilidades –> Configuración del sistema –> De Aplicación –> Generales –> Series y Anotaciones.
¿Cuál es la forma más rápida de localizar un cliente o número de expediente concreto?
Dentro de las opciones disponibles en la parte superior, pulsa el botón ‘Añadir’ y aparecerá un listado de todos los contactos o expedientes (según el módulo seleccionado), donde podrás localizar por el contenido del código o la descripción (apellidos o denominación). La búsqueda la realizará por defecto en la opción en la que aparezca el triángulo. Si quieres cambiar el criterio de búsqueda, no tienes más que seleccionar con un click la opción deseada, y haciendo de nuevo click podrás ordenarlos de mayor a menor o en orden inverso.
En una ficha de contactos o expedientes, ¿puedo modificar el código o número asignado?
No es posible modificarlo directamente en la ficha de la misma forma que hacemos cualquier otra modificación, pero si haces click en el logo de Apiges Pro situado en la parte superior izquierda de la misma ficha (junto a la opción ‘Guardar’), podrás hacerlo seleccionando ‘Reemplazar’.
Cómo configurar el antivirus para que me permita trabajar adecuadamente a Apiges Pro (por ejemplo si utilizas Karpersky)
‘Control de aplicaciones’ –> ‘Actividad de aplicaciones’.
Verifica las reglas de ejecución de todos los archivos y localiza Apiges Pro y Apiges.
Seleccione la categoría ‘De confianza’ para ambos casos.
Edita las reglas para las aplicaciones en los dos archivos, uno a uno.
Selecciona la pestaña ‘Exclusiones’ y marca todas las opciones, de forma que trate a Apiges Pro como una aplicación de confianza.
Repite el proceso en el resto de equipos.
Contactos
¿Qué diferencias existen entre las diferentes figuras de contactos? ¿Podemos asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes?
En Apiges Pro hemos introducido nuevas figuras asociadas a la gestión de un expediente, no sólo está limitada a clientes o intermediarios. Cada una de ellas las daremos de alta en el sistema de forma independiente, seleccionando el tipo de contacto del que se trata. Los campos de introducción de datos son comunes a todos los tipos de contacto posibles, aunque hay ciertas secciones que sólo están habilitadas para un tipo de contacto determinado (por ejemplo ‘Titulares’ sólo existe para el tipo de contacto ‘Cliente’).
La diferencia entre uno y otro radica en que, según su naturaleza, interactuará en Apiges Pro con:
- Determinadas modalidades: por ejemplo, los inventores con las modalidades de invenciones o las figuras de contrario, abogado, procurador y perito en los expedientes jurídicos.
- Para el relleno de formularios oficiales: por ejemplo los datos del agente asociado a un expediente los tomará directamente de su ficha de contacto.
No es posible asignar a un mismo contacto dos tipos diferentes (por ejemplo cliente y proveedor). En este caso podríamos utilizar un mismo código para contemplar las dos figuras, asignándole su categoría principal.
¿Cómo definir el medio por el que quiero enviarle la correspondencia a mi destinatario?
- Envío por e-mail: si el campo del e-mail del domicilio del expediente está relleno y no indica específicamente que no desea enviar por email, todas las cartas que genere desde Apiges Pro se enviarán al cliente por correo electrónico.
- Envío por correo ordinario: si no está relleno el campo del e-mail, o especificamos expresamente que para ese domicilio no enviamos la correspondencia por correo electrónico, las cartas generadas desde Apiges Pro se abrirán en Word, y podremos ir haciendo una por una las modificaciones necesarias. Al dar a enviar/imprimir, automáticamente se abrirá un PDF que contiene todas las cartas para imprimirse y enviarse por correo.
- También puedes seleccionar para un domicilio ‘No enviar correspondencia’, de forma que no se genere ningún tipo de comunicación para esta dirección.
¿Cómo debo introducir personas de contacto diferentes para un mismo cliente?
En Apiges Pro cada persona de contacto la definiremos como un nuevo domicilio. Podemos dar de alta cuantos domicilios consideremos necesarios y que estén relacionados con el cliente, pero debemos definir muy bien para qué utilizaremos ese domicilio:
- Tipo ‘Genérico’: tenemos un único domicilio para el cliente y le dirigiremos tanto las cartas relacionadas con la gestión de expediente como las facturas, y será a nombre del destinatario que facturemos.
- Tipo ‘Sólo correspondencia’: serán los destinatarios de las comunicaciones con el cliente: avisos de vencimiento, parecidos, publicaciones etc., y tendremos definido otro destinatario diferente para facturación.
- Tipo ‘Sólo facturación’: será la persona a nombre de la cual facturaremos y dirigiremos todas las facturas emitidas y los informes generados en Gestión Financiera.
Es posible introducir más de un email en el campo de Contactos -> Domicilios, separándolos por punto y coma (‘;’).
¿Puedo acceder desde la ficha de un cliente a consultar la información relativa a los expedientes?
En la ficha del contacto, en Datos Vinculados –> Expedientes, podrás obtener la relación de todos los expedientes que están vinculados a ese cliente, con una pequeña estadística de la cartera por tipo, modalidad, y si son en alta o en baja.
Haciendo doble click en el número seleccionado, abrirá directamente el expediente.
Expedientes
Al realizar una búsqueda por filtro de mis expedientes, ¿puedo visualizar más campos dentro del listado generado?
Sí. Además de los campos que figuran en el listado de expedientes, podemos visualizar más datos haciendo click al botón derecho del ratón sobre cualquiera de los campos del listado. Podremos ampliarlo en cuanto a clases, referencia 2 y 3, tipo marca, titulares, contrarios, y nuevos campos que se van añadiendo.
¿Puedo ordenar el listado de datos obtenidos tras una selección de expedientes, y que este orden se conserve al obtener el informe?
Tras realizar una selección de expedientes, podemos ordenar ese listado simplemente seleccionando con un click la cabecera de datos en la que queremos establecer el criterio de orden, ordenando de mayor a menor o viceversa. Este orden marcado se conservará al obtener el informe impreso siempre y cuando en el informe previamente definido no se haya marcado otro orden previo (por ejemplo agrupación por modalidad o países), ya que el orden definido en el informe prevalecerá sobre el del listado.
En este listado, el orden puede establecerse por un único criterio. Si quieres ordenar la información por dos o más restricciones, deberás entonces configurar tu propio informe personalizado (por ejemplo para ordenar por modalidad y clase conjuntamente).
¿Son iguales todas las secciones dentro de la ficha del expediente para cualquier modalidad?
No, cambia la pantalla de datos específicos, que para cada modalidad recogerá aquellos datos exclusivos de su gestión y que no son comunes a cualquier otra.
¿Con qué modalidad debo definir ahora mis expedientes nacionales en un país diferente a España?
M define una marca nacional en cualquier país, P una patente nacional, D un diseño: España, EEUU, Japón, Francia….
Estas modalidades definen los expedientes internacionales y comunitarios: H Marca Internacional, A Marca Comunitaria, EPO Patente Europea.
¿Puedo dar de alta nuevas modalidades del expediente?
Sí, podrás hacerlo en el módulo Utilidades –> Otras Tablas –> Modalidades. Podrás seleccionar también a qué modalidad de las ya existentes quieres equipararla para que las pantallas de introducción de datos (pantalla ‘Específicos’) sean las mismas.
Para presentar los formularios electrónicos ante la OEPM o cualquier otro Organismo ¿dónde tengo que acceder?
En Expedientes, haciendo click en la bandera que representa el país al que pertenece el expediente –> Formularios. Aparecerá la relación de documentos que puedes presentar en el país u Organismo que representa esa bandera.
¿Cuál es la opción para realizar pagos masivos?
Para realizar pagos, accede al módulo de ‘Archivos’ –> Pago de Tasas.
Iremos introduciendo uno a uno los expedientes, asociándolos con la tasa a pagar.
También podemos realizar el pago en base a un filtro de expedientes realizado previamente mediante la opción Expedientes –> Actualizar –> OEPM –> Pago de tasas.
¿Qué utilidad tiene la bandera que representa el país al que pertenece el expediente?
Antes mencionábamos ya que permite acceder a los formularios. Este icono, además de suponer una ayuda visual, también permite:
- Acceder directamente a la página oficial del Organismo que tramita la gestión del expediente.
- Visualizar la situación del expediente en la base de datos del Organismo correspondiente.
- Tramitar la presentación de formularios electrónicos.
- Conocer más acerca de la legislación en ese país.
¿Cómo insertar un gráfico en el expediente para que quede bien?
Lo importante es que el logo de origen tenga una buena calidad y que cuando lo edites con Paint, por ejemplo, no tenga excesivo borde blanco ni su tamaño sea mayor que el que puedes visualizar en pantalla.
¿Dónde debo introducir las situaciones de expedientes de forma manual?
Apiges Pro asigna automáticamente situaciones a sus expedientes en función del acto o trámite en el que se encuentre. Estas no se pueden eliminar y permanecen siempre en el expediente. Podemos complementarlas con otras adicionales que el usuario puede crear manualmente. Para hacerlo, accedemos al módulo de Utilidades –> Otras tablas, seleccionamos Situaciones, y damos de alta aquellas que deseemos. Por favor, utiliza códigos preferentemente con letras, ya que los números se usan internamente por Apiges Pro. Después, en la sección ‘Situaciones’ de la ficha de expedientes, podrás asignarlas a un expediente determinado. Para ello, accedes pulsando la tecla F3 a la base de datos de las que se han creado de forma manual.
Para ampliar información, te recomendamos que busques en este sitio web todos los artículos con la palabra ‘Situaciones’.
¿Dónde debo introducir la información relativa a las transferencias, cesiones, suspensos… o cualquier otra tramitación del expediente?
Todos estos trámites deben darse de alta en la sección ‘Actos’ de la ficha del expediente. Para cada uno de ellos se puede especificar la fecha de presentación y/o publicación y el número de presentación y/o publicación, así como otros campos.
En el caso de las transferencias, el número será introducido en el campo Nº de acto, con la siguiente estructura: compuesto por 9 caracteres, los 4 primeros correspondientes al año, y los 5 restantes al número (AAAANNNNN).
¿Cómo se calculan los vencimientos automáticos en cada modalidad?
El cálculo de vencimientos se gestiona mediante las tareas, y es interno en la aplicación.
¿Puedo actualizar datos de un conjunto de expedientes de forma automática?
En base a un filtro previo realizado de expedientes, puedes utilizar la opción ‘Actualizar’ con el objeto de modificar conjuntamente, para toda esta relación de expedientes, una serie de datos:
- Generales: para introducir o reemplazar una referencia, observación, seguimiento, poner expedientes en alta o baja, o cambiar el tipo (propio, impugnado o en vigilancia).
- Destinatario: para reemplazar el cliente (implica también el cambio de los titulares asociados al mismo), intermediario o agente.
- Actos: para incluir un nuevo acto en todos los expedientes, o actualizar cualquiera de los campos incluidos en esta sección (números, fechas, comunicados al contacto, etc.).
- Gráficos: introducir una nueva imagen añadiéndola a las ya existentes o reemplazándola.
- Oposición recibida: Si un expediente de mi cartera recibe una oposición, ¿cómo la tramito? Tendrás que darla de alta en la sección de oposiciones de tu expediente propio como ‘Oposición recibida’. No hace falta que el expediente de oposición esté introducido en Apiges Pro, ya que puedes asociarlo a un expediente no creado en la Aplicación si lo calificas como ‘Expediente externo’.
- Independientemente de donde haya que introducir los datos, desde cada uno de los expedientes podrás visualizar tanto las oposiciones recibidas como las generadas por el propio despacho, y obtener una ficha de oposición.
En el caso de una marca internacional, en ‘Datos específicos’ reflejaremos los diferentes países que se solicitan, y en cada uno de los actos que vayamos dando de alta podremos indicar el país o países en los que se ha producido cada trámite. Lo mismo en el caso de las clases: indicaremos, para cada una, el tipo (concedida, limitada, denegada, solicitada…) y el país al que corresponde. Tanto en los actos como en las clases podemos realizar un filtro para saber la situación en la que se encuentra la Marca Internacional en un país concreto pulsando en el icono que representa un embudo, que filtra solo los datos que contienen dicho país.
Gráficamente podemos ver el trámite de cada país a través del mapa, que permite visualizar la situación de cada país (con color diferente según su situación). Este mapa podremos imprimirlo o guardarlo para enviárselo al cliente.
También podemos definir tareas diferentes para cada uno de los países de la Marca Internacional si los trámites no son comunes.
Especificaciones en la tramitación de un Diseño, ¿Cómo introducir las variantes?
La OEPM, EUIPO y WIPO tratan cada una de las variantes de los diseños como expedientes independientes, y así debemos tramitarlo también en Apiges Pro: cada variante de un diseño es un número de expediente diferente.
Para dar de alta un Diseño en la aplicación, debemos introducir la modalidad seguida de un espacio, el número de expediente y, en el campo ‘Bis’, el número de variante. Es de suma importancia que se introduzca así en Apiges Pro, ya que sino no se realizaran ciertos procesos, como por ejemplo la actualización de incidencias al gestionar el Boletín Automático.
¿Puedo crear un expediente en base a otro previo reproduciendo todos sus datos?
Estando en la ficha de un expediente, mediante la opción ‘Copiar’ (accesible haciendo click en la esquina superior izquierda de la ventana de expedientes), podrás obtener otro expediente que contendrá exactamente los mismos datos que el primero excepto el número, que habrá cambiado.
¿Cómo relacionar entre sí los expedientes que tienen un nexo común? Concepto de familia
En Apiges Pro hay dos tipos de familias: internas y externas.
- Internas: con este tipo de familias podemos relacionar expedientes relativos a extensiones/fusiones y prioridades/antigüedades.
- Externas: lo utilizamos para relacionar entre sí cualquier conjunto de expedientes que no se unan como extensiones/fusiones y prioridades/antigüedades. Por tanto la única forma de relacionarlos es haciendo una actualización masiva de los mismos, seleccionando la familia externa correspondiente.
Tradicionalmente el concepto de familia está asociado a Invenciones, pero en Apiges Pro lo hemos extendido a las demás modalidades para que podamos visualizar mediante el diagrama las relaciones existentes entre cualquier tipo de expediente.
¿Qué tipo de expedientes puedo relacionar mediante la familia interna? Por ejemplo, marcas nacionales o nombres con sus expedientes fusionados o con sus prioridades, marcas comunitarias con sus extensiones, prioridades o antigüedades, marcas internacionales con su marca base o sus prioridades, patentes, modelos o dibujos con sus extensiones o prioridades.
¿Cómo puedo establecer estas relaciones con la familia interna? Desde la opción ‘Específicos’ del expediente podrás seleccionar, para la modalidad correspondiente, los expedientes fusionados, la marca base o las extensiones. Para poder establecer la relación, el programa pedirá asignar una familia para este conjunto de expedientes. Si previamente no hemos creado una en concreto, podemos utilizar la familia generada por defecto en Apiges Pro, que es la interna denominada ‘General’. El expediente editado será el ‘padre’ de todos los expedientes asignados en datos específicos, que serán los ‘descendientes’ de este expediente.
Crearemos una nueva familia interna si queremos nombrar de alguna forma concreta una relación de expedientes. Para ello, accedemos en la barra superior del módulo de expedientes ‘Familias’, y damos de alta una seleccionando la opción ‘Familia generada por Apiges’ (son las internas).
Desde ‘Prioridades / Antigüedades’: al añadir una, ese expediente ‘prioridad’ será ‘padre’ del expediente editado.
Si el expediente que se relaciona pertenece ya a alguna familia, la relación se asocia a toda esa familia.
En el diagrama hay dos formas de ver la familia: ‘Completa’ o ‘Relaciones directas con el expediente’:
- Familia elegida del expediente (completa): se visualiza la unión de todos los expedientes asociados mediante la misma familia.
- Relaciones directas: sólo se visualiza este tipo de relación de este expediente.
Es posible visualizar el número de acto en lugar del número de expediente en el diagrama. Esta opción se puede seleccionar en Utilidades –> Configuración del sistema –> De usuario –> Expedientes. Si un expediente no tuviera número de acto, se mostrará solamente la modalidad, el país, sin número.
Hay un límite de 100 expedientes para ser mostrados en el diagrama.
Gestión documental
¿Qué tipo de archivos se guardan automáticamente en el gestor documental de Apiges Pro?
Todos los documentos generados directamente desde Apiges se guardan automáticamente en la carpeta correspondiente, dentro de la que ha sido previamente configurada en Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Conexiones –> Directorio raíz de documentos. Los archivos generados, una vez enviados al cliente, se guardan en PDF por defecto, a no ser que en una carta específica se haya determinado otra forma (en DOC).
Apiges Pro guardará:
- En la carpeta de contactos: todas las cartas enviadas por tipo de contacto (clientes, intermediarios…) y se creará una carpeta independiente por cada código.
- En la de expedientes: todas las cartas enviadas por la comunicación de algún trámite a realizar en el expediente o sus avisos correspondientes.
- En la carpeta de facturas: todas las facturas generadas en Apiges y que se han enviado por e-mail a los clientes.
- Los e-mail independientes (no asociados a las comunicaciones anteriores), que se envíen desde el gestor de e-mail propio de Apiges Pro.
- En el caso del Boletín español y en algunos más, las páginas oficiales del boletín donde se publica cada una de las resoluciones, que se guardan directamente en el acto al que hacen referencia (por ejemplo la publicación de una solicitud se guardará en la sección ‘Actos del expediente’, en concreto en el 050 ‘Solicitud de registro’). Estos documentos concretos se guardan en la base de datos de Apiges Pro, para que permita relacionarlo de forma interna (no en el sistema de carpetas).
Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o en pdf para enviar por correo ordinario). Se generará automáticamente una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Hay que tener en cuenta que los documentos guardados en ‘Directorio’ no están almacenados en Apiges Pro, sino que se crea un enlace de acceso a ese documento en la raíz de documentos especificada. La copia de seguridad que hagamos de Apiges Pro no incluye estos documentos.
¿Cómo debo introducir los documentos recibidos? ¿Cómo quedan almacenados?
Para introducir un documento de forma manual en Apiges Pro (los recibidos), primero hay que acceder a la ficha del cliente o expediente donde queremos guardar el documento en Datos vinculados –> Documentos, y seleccionar si queremos guardarlos en Directorio o Base de Datos:
- Directorio: los documentos quedan almacenados en tu equipo (no en Apiges) en la raíz especificada en Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Conexiones –> Directorio raíz de documentos. Se crea el enlace para que se pueda acceder directamente desde Apiges a estos documentos.
- Base de datos: los documentos quedan almacenados en la propia Base de Datos de Apiges. Hay que tener en cuenta que la Base de Datos bajo la que funciona Apiges Pro es Microsoft Sql Server, y Grupo 10 proporciona con la aplicación la versión gratuita que tiene una capacidad máxima de 10 Gbytes, es decir está limitada en cuanto a espacio. Si se usa esta versión gratuita, recomendamos solo guardar documentos que necesiten especificar mayores restricciones de acceso que las propias de Microsoft Office, o los documentos que quieran relacionar de forma interna dentro del programa (por ejemplo para acceder a los poderes dentro de la ficha del titular, o a los específicos de cada acto, también de oposición) desde cada uno de los trámites.
Los documentos se pueden introducir:
- Directamente desde nuestro equipo.
- Empleando las opciones copiar/pegar.
- Arrastrando documentos desde el escritorio o nuestro e-mail.
- Escaneando directamente los documentos desde Apiges Pro. Para ello, debes disponer de un escáner local ya que los de red, por sus propias características, no permiten que sean identificados con este tipo de aplicaciones. Apiges Pro selecciona y utiliza las características propias de su programa de escáner.
También puede generar anotaciones manuales para relacionar estos documentos.
¿Puedo escanear directamente los documentos en Apiges Pro? ¿Qué tipo de escáner puedo utilizar?
Sí puedes hacerlo, y para ello debe disponer de un escáner local.
¿Puedo modificar el nombre del documento? ¿Y crear carpetas?
Posicionándonos encima del documento que hemos guardado en Datos vinculados –> Documentos, y haciendo click o pulsando el botón derecho del ratón, se desplegarán las opciones que permiten cambiar el nombre al documento. Nos comportaremos de la misma forma para crear carpetas, posicionándonos en Directorio o Base de Datos, según donde la queramos establecer.
Si quiero localizar un documento, ¿Cómo puedo visualizarlo? ¿Cómo lo busco?
Si es un documento concreto asociado a un cliente o expediente, puedes consultar directamente en su ficha (Datos vinculados –> Documentos).
Por otra parte, como todas las cartas generadas desde Apiges Pro crean su anotación, la forma más adecuada de localizar el documento en base a un criterio es a través del libro de anotaciones.
La búsqueda la puede realizar por fecha de envío, asunto (lo que llamamos ‘Incidencia’), usuario, país…
Informes
¿Cómo creo un informe personalizado?
Consulta la sección que explica este tema en detalle.
Si creo un informe personalizado en base a uno ya existente, ¿se borrará el inicial?
No, el informe inicial siempre seguirá existiendo con el mismo nombre y en el lugar en el que se creó inicialmente, y podrás acceder al nuevo modificado por tí en la sección ‘Informes personalizados’.
¿Cuál es la opción más adecuada para poder introducir una imagen?
Al abrir el informe para modificarlo, selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Caja de imagen’. Una vez seleccionada, la arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Ahora podremos insertar la imagen haciendo click sobre la flecha situada en el margen superior derecho de la ‘Caja de imagen’ desde la que se abrirá la pantalla ‘Caja de imagen Tareas’, y nos posicionamos en la opción ‘URL de la imagen’ desde donde podremos seleccionar cualquiera de las imágenes guardadas en nuestro equipo. ¿Y si quiero modificar el tamaño de la imagen? En la pantalla ‘Caja de imagen Tareas’ accedemos a la opción ‘Visualización’ y seleccionamos la opción ‘Ampliar imagen’ por ejemplo. De esta forma ya se puede modificar el tamaño con el ratón de forma automática.
¿Cómo cuadrar las líneas de separación?
Cuando tenemos definido un informe que incluye una tabla que permite separar en líneas los diferentes conceptos incluidos, por ejemplo en una factura, podemos modificar el tamaño de ese campo para cuadrar el informe final. Para ello accedemos a ‘Explorador de Informes’ y seleccionamos la línea que queremos modificar. En ‘Propiedad tabla’ y en el apartado ‘Distribución’, podremos modificar el alto y el ancho de la misma, asignando las dimensiones que deseemos.
¿Cómo introducir sólo texto?
Selecciona en Herramientas –> Controles estándar, la opción ‘Etiqueta’. La arrastramos con el ratón hasta el lugar del informe donde queremos ubicarla. Hacemos doble click para poder introducir texto en la caja y finalmente movemos la caja etiqueta a donde deseemos.
Textos
Si genero un texto y al enviarlos por e-mail se me descuadran…
Lo más adecuado es utilizar las tablas, sin bordes imprimibles, que con toda seguridad están accesibles en su editor habitual. Para ver un ejemplo abre la carta EJEMPLO005.
Nuestra recomendación es enviar las cartas por e-mail como archivos adjuntos, ya que de esta forma nos aseguramos que no se descuadrarán. De otro modo, al ir como cuerpo de e-mail, pasan a formato HTML que lo hace más incontrolable.
¿Puedo especificar para una carta determinada que no se envíe por e-mail a ninguno de los destinatarios?
Sí, independientemente de lo marcado en la ficha del destinatario de correspondencia, para un modelo de texto concreto puede indicar que la correspondencia sólo se envíe por correo ordinario. Para ello debe marcar la opción ‘No enviar por e-mail’ en la configuración del texto.
¿Es posible crear un texto específico para que únicamente se envíe a determinados destinatarios?
Tienes dos opciones:
- Establecer una serie de restricciones a cada uno de los modelos de texto creados, para que independientemente del filtro de clientes o expedientes establecido, estas cartas se envíen sólo a los destinatarios de correspondencia que cumplan una serie de condiciones: para un idioma determinado, país, tipo de modalidad del expediente, tipo de contacto…
- Puedes indicar, directamente en los domicilios asociados a un expediente, que para un domicilio concreto sólo se envíen determinados tipos de cartas (las que vayas marcando). Al introducir una restricción, sólo enviará correspondencia para los tipos seleccionados y, si no introduces ninguna, enviará cualquier tipo de texto.
¿Cómo localizar las variables por su nombre?
Cuando despliegues la lista de variables, teclea en la parte inferior de la ventana el texto a localizar y pulsa ‘Buscar’. Si hay más de una coincidencia, te podrás ir moviendo haciendo click sucesivamente en dicho botón. La búsqueda la realiza por el contenido de la descripción de la variable.
¿Puedo modificar una carta antes de enviarla?
Una vez generadas todas las cartas o e-mails para enviar a través de Apiges Pro, puedes entrar en cada uno de los documentos individualmente para realizar las modificaciones o personalizaciones necesarias. Este cambio realizado afectará únicamente a la carta en que se haya realizado. Una vez que los textos son enviados al cliente, quedarán guardados en PDF y no podrán realizarse modificaciones.
¿Cómo y dónde se guardan las cartas?
Todos los documentos generados directamente desde Apiges se guardan automáticamente en la raíz del directorio de cada equipo que ha sido previamente configurado en Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Conexiones –> Directorio raíz de documentos. Los archivos generados y una vez enviados al cliente se guardan en pdf por defecto, a no ser que en una carta específica se haya determinado otra forma (en doc).
Así, guardará:
- En la carpeta de contactos: todas las cartas enviadas por tipo de contacto (clientes, intermediarios…) y se creará una carpeta independiente por cada código.
- En la carpeta de expedientes: todas las cartas enviadas por la comunicación de algún trámite a realizar en el expediente o sus avisos correspondientes.
Las cartas se guardarán independientemente del medio de envío (por e-mail o las generadas en pdf para enviar por correo ordinario). Además, cada envío generará una anotación con la fecha y el tipo de envío realizado, que luego facilitará la búsqueda del documento.
Tareas
¿Qué tareas tengo creadas en mi Apiges Pro?
En principio tendrá incluidas todas las tareas que hemos automatizado en el sistema, más todos los vencimientos de pago de mantenimiento de derechos. Conviene que todas las tareas sean revisadas por los usuarios, a medida que van siendo generadas, de cara a la optimización de su gestión por parte del Despacho.
¿Puedo automatizar mis tareas? ¿Cómo genero una tarea manualmente?
Cada usuario podrá definir automáticamente tareas relativas a la gestión propia del expediente en base a un acto o trámite definido. Para ello debemos acceder al módulo Tareas –> Tareas –> Nuevo y en:
- Generales: asignamos código y descripción, importancia de la tarea en prioridad, y tipo: si es de boletín, vencimiento, por el alta de expediente…
- Generar: aquí definimos por qué acto o trámite se va a crear la tarea, y si se produce en base a la fecha de acto o la de publicación del expediente (lo podemos indicar mediante la opción ‘Distinto a vacío’). También podemos restringirla por tipo de expediente, modalidad o país (si no indicamos nada, se generará para todos los tipos, modalidades y/o países).
- Periodicidad: cuándo queremos que el programa nos avise de la realización de esta tarea y con qué frecuencia. Por defecto aparece la opción ‘Avisar 15 días antes del vencimiento de la tarea’, y el anuncio aparecerá todos los días a partir de esta fecha en el aviso de tareas pendientes.
- Vencimiento: cuándo acaba el plazo para realizar el trámite. Puedo definirlo en base a la fecha del alta del expediente, fecha de presentación o fecha de publicación del acto definido en su generación, o la fecha de prioridad o solicitud.
- Cerrar: las tareas pueden cerrarse de forma automática igual que las hemos generado, si existe algún acto que determine el fin de la misma.
¿Qué tareas se han automatizado en Apiges Pro para cada una de las modalidades?
Puede obtener un listado de las tareas filtrándolas por modalidad, y generando el informe ‘Detallado’, que le informará además de los actos, modalidades y países que generan una tarea, y los que la cierran.
De las tareas definidas por Grupo 10, ¿tengo la opción de eliminarlas? ¿Y modificarlas?
Las tareas que Grupo 10 ha automatizado en Apiges Pro no se pueden eliminar, pero si nos interesa que no se generen para ningún expediente podemos marcar para esa tarea la opción ‘Ignorar’ y el sistema ya no la tendrá en cuenta.
En general, en todas estas tareas automatizadas se podrá: añadir una descripción alternativa, cambiar la prioridad, indicar el departamento o usuario al que se asigna la tarea, así como la periodicidad del aviso.
Estos campos también podrán modificarse en la tarea concreta creada para un expediente y a través de la ficha del expediente, en Datos vinculados –> Tareas. Además de modificar datos, podremos visualizar el mapa de tareas.
¿Cuándo comienzan a aparecer las tareas generadas en mi aviso de tareas?
A cada tarea le podemos asignar una periodicidad, es decir, indicar con cuantos días de antelación al vencimiento de la tarea queremos que comience a aparecer el aviso en nuestro calendario de tareas pendientes, y con qué frecuencia queremos que repita ese aviso.
A todas las tareas que hemos creado en Grupo 10 les hemos asignado una frecuencia de aviso diaria, para que se repitan todos los días, desde aquel en el que nos avisa por primera vez hasta el fin de la tarea. Siempre comenzará 15 días antes del vencimiento. En las tareas de tipo ‘Vencimiento’ este aviso se produce 30 días antes.
¿Qué tareas aparecerán en el aviso de tareas pendientes de cada usuario? ¿Cómo asignar una tarea a un usuario concreto?
En el aviso de tareas pendientes que se muestra para cada usuario aparecerán tanto las tareas que se le hayan asignado directamente a él, como al departamento o equipo de trabajo al que pertenezca (definido en la sección de configuración de usuarios), así como aquellas tareas a las que no se haya asignado ningún departamento, equipo o usuario concreto.
¿Cómo asigno las tareas por usuario, equipo o departamento?
Puede hacerse de tres formas diferentes:
- En la tarea general: en el caso de que, por la organización de sus equipos, cada tarea con un tipo de contenido concreto (por ejemplo tareas de vencimiento) se desee asignar siempre a un departamento o usuario determinado, especificaremos ese usuario, equipo o departamento en la definición de la tarea. De esta forma, todas las tareas generadas por este concepto para cualquier expediente se asignarán a ellos directamente.
- En el propio expediente: podemos señalar que de cada expediente puede ser responsable un departamento, equipo de trabajo o usuario concreto. Este dato lo tomará también a la hora de generar los avisos de tareas para este expediente, que irán asignadas al responsable o responsables definidos.
- En la propia tarea generada para el expediente: podrá designarse, una vez esté creada la tarea, qué usuario, equipo o departamento se hará cargo de ella, para que le aparezca a la persona o personas en el próximo aviso de vencimientos.
- ¿Qué orden de preferencia en la asignación respetamos para cada tarea?: 1º el marcado para la tarea individual ya creada, 2º el marcado en la tarea general y 3º el establecido en el expediente. Si hay definido un responsable para el expediente, pero previamente se definió un responsable para la tarea general configurada, éste prevalecerá sobre el del expediente.
¿Puedo obtener mis propios listados de tareas?
Sí, en el módulo de Tareas –> Tareas relacionadas, puede obtener informes seleccionando la información en base a los filtros. Les recomendamos que prueben los diferentes formatos.
También se podrán generar listados en el módulo de expedientes, ya que existen filtros para obtener la información correspondiente a vencimientos y tareas.
Boletines
¿Puedo conocer el proceso en el que se encuentra cada uno de los boletines?
Para cada uno de los boletines nacional, comunitario o internacional, puede visualizar un calendario diario y semanal de todos los ficheros enviados y el estado en el que se encuentran:
- Si se han chequeado o no incidencias y el usuario y fecha en que se ha realizado.
- Si se han procesado identidades.
- Si se han generado parecidos de signos distintivos.
- Si se han tramitado los parecidos de invenciones.
De esta forma todos los usuarios podrán conocer fácilmente qué trámites quedan pendientes de realizar. Para poder acceder a cada boletín es necesario activarlo haciendo doble click sobre el día seleccionado. En la parte superior derecha de la pantalla aparece una indicación del boletín que se encuentra activo para cada usuario.
¿Existe una única pantalla de selección de oposiciones?
No, cada boletín tiene su propia pantalla de selección de oposiciones, que se conservará de la misma forma que la dejó el último usuario que trabajó en ella y con la realizada hasta entonces. Para ello el boletín debe estar sin cerrar. Una vez hayamos dado a la opción ‘Cerrar’, habremos vaciado esa selección de oposiciones.
Es conveniente cerrar los boletines una vez que hayamos finalizado el trabajo completamente. Si tenemos muchos boletines sin cerrar, acumulamos gran cantidad de información en el sistema que puede dar lugar a procesos algo más lentos.
¿Puede acceder más de un usuario a cada boletín? ¿Y trabajar con la selección de oposiciones?
Aunque un usuario ya tenga activo un boletín concreto, otro usuario puede activar el mismo boletín al mismo tiempo y trabajar los dos conjuntamente en la selección de oposiciones para poder así repartir el trabajo.
¿Cuál es la forma más rápida de seleccionar oposiciones?
Este punto es importante: recomendamos no imprimir el listado, trabajar siempre en pantalla. Y utilizar el orden de ordenación por porcentaje. En caso de que no lo utilices, puede ordenar por denominación publicada, de forma que visualice dicho nombre publicado, y será mucho más fácil para ti seleccionar las denominaciones propias que se parezcan.
¿Cómo puedo enviar las cartas de comunicación de publicaciones? ¿Y las de comunicación de oposiciones?
En el mismo proceso de chequeo de ‘Incidencias’ puedes indicar la opción ‘Exportar automáticamente a los textos’. Con esta opción, y si tienes previamente definidos en la sección ‘Cartas’ cuál es el texto que quieres comunicar con cada acto publicado, el programa abrirá directamente el módulo de envío de correspondencia para generar las comunicaciones a sus clientes. El sistema por defecto te mostrará sólo los textos que tienen algún expediente por enviar, lo que le evitará tener que buscar texto por texto.
En el boletín español, al chequear incidencias Apiges Pro guarda en ‘Actos’ de cada expediente el pdf con la página publicada del boletín. En los envíos de aviso de publicación por e-mail, incluirá también como archivo adjunto la página de la publicación.
Una vez seleccionadas las oposiciones que queremos comunicar a nuestros clientes, accederemos a la pestaña ‘Informes’ (en la parte inferior de la misma pestaña de ‘Selección de oposiciones’) y pulsaremos la opción ‘Exportar’ para seleccionar el texto que queremos comunicar.
Los usuarios pueden incluir las páginas del boletín español en las que se publican los expedientes que se proponen para oposición, tanto por e-mail como por correo.
¿Puedo personalizar los criterios de búsqueda de parecidos e identidades para un cliente o expediente concreto?
En el módulo de boletines existe información detallada acerca de cómo configurar los parecidos e identidades.
¿Qué son las palabras sinónimas?
Las podemos utilizar para ampliar la búsqueda de parecidos de ciertas denominaciones, incluyendo su traducción al inglés, por ejemplo, o la transcripción de número con su escritura en número y letras. Este listado puede personalizarse en cada Despacho, añadiendo o eliminando las denominaciones que consideren oportunas.
Gestión financiera
¿Puedo enviar facturas por e-mail?
Sí. En el caso de España, si además desea firmarlas digitalmente, debe contar con un certificado de firma digital autorizado y marcar la opción correspondiente en el módulo Utilidades –> Configuración del Sistema –> De Aplicación –> Gestión Financiera –> ‘Firmar la factura digitalmente según la Agencia Tributaria Española’.
También deberá definir en Cartas –> Plantillas un texto para el contenido del cuerpo del e-mail que se utilizará para el envío de esa factura.
Así podrá distribuir tanto una factura como un conjunto de ellas de forma masiva, que se enviarán al destinatario de facturación (o domicilio genérico si éste no existiera) definido en cada contacto.
¿Cómo calcular las comisiones de mis intermediarios / corresponsales? ¿Qué informes puedo obtener?
Puedes definir las comisiones directamente en la ficha de un artículo concreto si la comisión corresponde a un importe fijo. Y designar hasta cuatro tipos diferentes (de A a D).
Cuando emitas la factura, podrás especificar el importe de la comisión de dos formas: seleccionando el tipo de comisión que aplica para este artículo facturado según lo definido en el artículo (de A a D), o indicando un % o importe determinado en base al total de la factura o a la base imponible. Podrás definir en una misma factura tantas comisiones como artículos diferentes factures.
En la sección ‘Listados’ de facturas emitidas obtendrás la información de las comisiones calculadas para cada intermediario (por ejemplo con el informe ‘Cuenta de intermediarios’), en base al filtro de facturas previo realizado.
¿Es posible introducir diferentes importes para un mismo artículo en mis tarifas? ¿Y si tengo alguna tarifa concreta para un determinado cliente?
Para cada artículo podemos definir importes diferentes:
- Por moneda del destinatario de facturación.
- Por país del destinatario de facturación.
- Por tarifa de facturación: esto quiere decir que si a un cliente concreto le aplica una tarifa diferente a la estándar (una especial diferente a un % de descuento estándar por cada artículo), definiremos la tarifa en Utilidades –> Otras tablas –> Tarifas de facturación, y la generaremos en cada artículo con un importe determinado, si corresponde. Para asociar dicha tarifa a un cliente (de forma que al facturar se le aplique), se lo indicaremos en su ficha de contacto, dentro de ‘Datos económicos’.
Cuando se introduzca una línea en el presupuesto / ODC / factura, Apiges Pro buscará en primer lugar si el artículo indicado tiene un importe específico para la moneda y tarifa del destinatario (si éste tuviera asignada alguna), si no la encuentra buscará el importe para la moneda y país del destinatario, y como tercera opción buscará por moneda.
En la casilla ‘Importe’ del artículo, indicaremos el precio total para ese artículo (tasa + honorarios). Puede indicarse por separado en el apartado ‘Desglose’ y luego el sistema calculará de forma automática el total.
Es posible introducir diferentes tasas por cada artículo. Existe una tasa ‘general’ que se encuentra en la pantalla principal, pero luego en cada importe es posible indicar una tasa concreta. De forma que Vd. podría tener un artículo que fuera, por ejemplo, ‘Solicitud de marca’, y con importes y tasas diferentes para los diferentes países.
Reciprocidad: ¿Qué informe debo obtener para conocer el saldo entre las facturas emitidas y recibidas con mis corresponsales?
De forma global, en el módulo Contactos –> Listados –> Análisis de reciprocidad. Tenga en cuenta que Apiges Pro realizará un balance entre las facturas emitidas y las recibidas.
¿Puedo modificar y obtener mi propio formato de factura? ¿Y definir varios formatos diferentes en base a unas características concretas?
En Apiges Pro puede configurarse el formato de factura como cualquier otro informe que queramos obtener.
Para acceder al formato modificable, ve a Gestión financiera –> Facturas emitidas, y selecciona una cualquiera. Una vez dentro, accede al informe denominado ‘Factura’. Hay tres opciones de acceso como en cualquier informe de Apiges Pro:
- La opción que permite exportar el informe a cualquier formato: Excel, Word, pdf, texto, imagen…
- Abrirlo directamente en PDF.
- El icono azul que nos permite entrar en el configurador de informes, y es allí donde podemos realizar las modificaciones que consideremos oportunas.
Una vez hechos los cambios, al salir del informe Apiges Pro nos pedirá que asignemos un nombre para guardar el nuevo formato de factura, y si queremos añadir restricciones. Si le decimos que sí, entonces podremos restringir las facturas por empresa de facturación y por idioma, de forma que podremos generar un formato diferente por cada una de ellas.
Aunque hayamos creado nuestro propio formato de factura, seguiremos conservando el formato original en ‘Factura’ y el nuevo formato creado se guardará en ‘Informes personalizados’. Al imprimirlas, Apiges utilizará el nuevo formato de acuerdo a las restricciones introducidas.
Como podemos dar de alta de la misma forma tanto facturas como órdenes de cargo y presupuestos, es posible crear nuestros formatos personalizados para cada uno de estos tres tipos.
¿Puedo saber qué facturas están pendientes y cuáles han vencido?
Cuando una factura está pendiente de pago, Apiges le asigna una situación en función de las condiciones de pago pactadas por el cliente. Las situaciones se generarán siempre en función de la información contenida en la pantalla ‘Vencimientos’ de la factura emitida. Son:
- Pendiente: facturas que no se han cobrado, pero que todavía están en plazo (la fecha de vencimiento no ha pasado).
- Vencida: facturas que no se han cobrado cuyo vencimiento es anterior al día de hoy.
- Pagada: la factura emitida tiene vencimiento con fecha de pago.
- Abonada: cuando emitimos una factura de abono que cancela la factura. Lo indicamos en ‘Vencimiento’ de la factura, en el campo ‘Factura rectificativa’.
- Incobrable: cuando rellenamos en ‘Vencimientos’ de la factura ‘Fecha de anulación’.
En la sección ‘Gestión de cobros’ podrá obtener información de las facturas emitidas en base a estos criterios.
¿Cómo puedo evitar avisar a los expedientes que pagan por otra vía?
Vd. puede crear una situación ‘NP’ (no pagar), por ejemplo. En Utilidades –> Otras tablas –> Situaciones. Después, asigne a los expedientes que pagan por otra vía dicha situación (puede utilizar la Actualización Masiva para hacerlo más rápidamente).
Cuando realice el próximo filtro de expedientes que van a vencer, asegúrese de que filtra por ‘NP’, escogiendo la opción ‘Distinto a los valores insertados (y vacíos)’.