¿Qué es un contacto? Toda aquella persona física o jurídica con la que el Despacho tiene o puede tener relación: cliente, intermediario, agente, proveedor, traductor, copista, inventor, registrador, personal de dominios, contrario, abogado, procurador, perito…
A nivel básico, existen dos pestañas: ‘Contacto’ y ‘Datos vinculados’. La primera engloba toda la información de cada ficha, mientras que datos vinculados incluyen información relacionada.
En esta ayuda específica vamos a hablar de la ficha general del contacto. Demos un alta y lo veremos mejor.
Haz click, dentro de la barra de opciones de Apiges Pro, en ‘Nuevo’. Aparecerá una ficha vacía, y Apiges Pro nos preguntará el código. Este dato se puede o bien rellenar manualmente, o asignar automáticamente en base a unas series de numeración. Para más información respecto a la numeración automática, consulta Utilidades –> Configuración del Sistema.
Introduce un código ficticio. A continuación, selecciona el tipo. Vamos a explicar el significado de algunos campos:
Potencial: Real (si ya trabaja con nosotros), Potencial (si podría llegar a trabajar, por ejemplo es una prospección comercial), Ocasional (si no trabajamos con él pero nos interesa mantenerlo por algún motivo, por ejemplo si ha habido alguna experiencia negativa y precisamente por ello queremos que quede constancia), Pasivo (alguien que ya no está activo en la relación con el Despacho).
Riesgo: Bueno, Deudor (nos debe dinero), Moroso (nos debe dinero y parece que no va a pagar), Mal pagador, Con facturas pendientes, Saldos cancelados. Cualquier riesgo que no sea Bueno hará que la pantalla adopte un fondo de color rojo, para avisar al usuario.
Referencia, clave: campos libres.
Grupo: Si este cliente pertenece a un grupo de empresas, indícalo aquí. Para buscar un grupo utiliza la lupa. Dentro de esa ventana es posible también dar de alta nuevos grupos de forma inmediata mediante ‘Crear / editar campos’ –> Alta (en ese caso y en similares, por favor consulta con la persona encargada de administrar Apiges para evitar duplicar información).
Categoría: Campo diseñado para asignar el tipo de intermediario del que se trata: corresponsal, gestoría, etc. Aunque este mismo dato ya se puede generar por el tipo de contacto, que dispone de muchas posibles opciones.
Delegación: si el Despacho cuenta con delegaciones, indica aquí a cual pertenece.
Observa que los datos del domicilio principal están sombreados. Es debido a que solo los muestra como información, ya que están realmente en la opción ‘Domicilios’.
Respecto a los campos de Otros datos, puedes definir clasificaciones internas para los contactos, y luego filtrarlos por ellos. La Fecha de protección de datos es aquella en la que se le ha comunicado al cliente este aspecto.
En cuanto a Boletines, puedes definir, para cada uno, si deseas excluir el procesamiento de parecidos e identidades denominativos de signos distintivos, o parecidos de invenciones, así como asignar una configuración específica para el chequeo. Los campos Observaciones y Seguimiento pueden servir para lo mismo, recomendamos utilizar básicamente Observaciones.
En lo que respecta a la Carpeta alternativa de documentos, Apiges Pro propone por defecto un directorio de forma automática para cada contacto: solo si ya tienes definida una carpeta concreta en otra ubicación de tu disco duro es cuando debes plantearte esta reasignación. Aunque recomendamos utilizar, en general, las opciones por defecto de la aplicación.
Ahora, cierra esta ventana, haz click en Domicilios y pulsa F1. Comprobarás cómo se abre otra página de ayuda específica.
Acciones-> Datos vinculados –> Acciones
Existen 3 acciones rápidas en relación a este contacto: (en los tres casos, el documento que se genere quedará guardado en la carpeta de documentos del mismo)
Nuevo, que incorpora un texto sin realizar ningún tipo de fusión de datos. Mailing, tras seleccionar un texto, genera la carta o e-mail. Email, envía directamente un e-mail sin fusionar ningún dato.