Existen dos opciones parar controlar diferentes avisos de vencimientos (anualidades o renovaciones), las cuales se indican a continuación:
Opción 1 – Diferentes textos para cada aviso.
Éste tipo de control se realizará mediante anotaciones del expediente, las cuales deberemos de dar de alta previamente desde el apartado de “Utilidades -> Otras Tablas -> Tipos de anotación”. Daremos de alta tantas anotaciones, como avisos se vayan a realizar con cada pago.
Indicar en cada texto los tipos de anotación que hemos dado de alta previamente en el apartado de “Incidencia” del texto, según el número de aviso que corresponda.
Una vez enviado el texto se anotará una anotación en el expediente, por la cuál podremos filtrar posteriormente para conocer cuál es la siguiente anualidad que debemos de comunicar.
Por último el filtro que realizaremos periódicamente en cada aviso de renovación será el siguiente:
Aquí indicaremos las fechas de vencimientos que estamos comunicando y en el campo “Tipo de Anotación” se especificará la condición “NCO – No contiene el valor insertado” con el rango de fechas desde el que estamos comunicando este aviso de vencimiento, de tal modo que así iremos descartando aquellos expedientes que o bien ya han pagado la anualidad/renovación y por lo tanto la fecha de vencimiento ya ha evolucionado fuera de ese rango y que aún no han sido avisados con el número de aviso indicado en la anotación.
Para los textos, también se puede utilizar una variable denominada “|Hf – Fechas de últimas anotaciones específicas enviadas” por si queremos especificar en la carta la fecha de cuando realizamos la anterior anotación. Por ejemplo en la carta de 2º AVISO, indicaremos que queremos que aparezca la variable de la fecha del 1º Aviso |Hf[1AVISO].
Opción 2 – Mediante tarea de instrucciones recibidas de cliente.
Podemos realizar avisos con la condición de que no exista una tarea Pendiente o Aplazada en el expediente. Para primeramente debemos crear una tarea, por ejemplo que sea “Recibidas instrucciones del cliente” o “Realizar pago en Oficina”. A continuación se muestra un ejemplo de como crear la tarea:
La tarea se generará al introducir en el expediente el acto “ICC | Instrucciones del cliente” o bien se puede dar de alta la tarea manualmente en el expediente.
La tarea se podría completar al introducir alguno de los siguientes actos.
Por último únicamente deberemos de realizar éste filtro periódicamente, con la condición de “NPA – No contiene el valor insertado con estado Pendiente o Aplazado” en el campo de Código Tarea, y donde ya nos aparecerán únicamente aquellos expedientes dentro de ese rango de fechas de vencimiento, donde aún no nos han orden de renovar. De igual modo si utilizamos la condición de IGU (Igual) en el código de la tarea, podremos obtener aquellos expedientes que tenemos pendientes de realizar el pago y de los que ya hemos realizado instrucciones del cliente para proceder con la renovación.
