Esta opción de configuración controla si Apiges Pro debe mostrar automáticamente la fecha del último aviso enviado a un contacto cuando esa comunicación fue realizada hace más tiempo del que especifiques en el sistema. Es una herramienta útil para identificar rápidamente contactos con los que no se ha tenido comunicación reciente y que podrían necesitar seguimiento.
Funcionamiento
Cuando activas esta opción en la Configuración del Sistema, debes indicar un número de meses como referencia. A partir de ese momento, cada vez que consultes un expediente que tenga registrados avisos dirigidos a contactos, Apiges Pro evaluará cuándo fue el último aviso enviado a cada uno de esos contactos. Si ese último aviso fue anterior al período que especificaste (por ejemplo, más de 6 meses atrás), el sistema mostrará de manera destacada la fecha de ese último aviso.
Esta información aparece en el contexto del expediente cuando visualizas los contactos asociados o cuando gestionas comunicaciones. De esta forma, sin necesidad de buscar manualmente en el historial, sabrás de inmediato cuál fue la última vez que te pusiste en contacto con cada parte interesada.
Ejemplo de uso
Imaginemos que Bufete Valdés está llevando varios expedientes de marcas y desea mantener un contacto periódico con sus clientes cada 6 meses. El responsable del despacho activa esta opción en la Configuración del Sistema e indica «6» meses como parámetro.
Cuando el paralegal abre un expediente para revisar su estado, el sistema le muestra automáticamente, junto a los contactos del expediente, la fecha del último aviso que se envió a cada uno. Si el último aviso al cliente principal fue hace 8 meses, esa fecha aparecerá claramente indicada, alertando al paralegal de que es momento de enviar un nuevo aviso de seguimiento.
Sin esta opción activada, el paralegal tendría que revisar manualmente el historial de avisos del expediente para determinar si el contacto necesita seguimiento.
Observaciones
- Esta funcionalidad es especialmente útil en despachos que trabajan con expedientes de larga duración (como patentes o diseños) que requieren seguimiento periódico con los clientes.
- El parámetro de meses se configura globalmente en el sistema, de modo que aplica a todos los expedientes según ese mismo criterio.
