Apiges permite asociar a cada expediente, además del cliente, intermediario y agente habituales, tres contactos adicionales relacionados con el mantenimiento del expediente: Cliente del Mantenimiento, Agente del Mantenimiento e Intermediario del Mantenimiento.

Estos contactos permiten dirigir cartas y facturas a un destinatario distinto del cliente del expediente cuando así se requiera, sin necesidad de modificar los datos del expediente ni del cliente.

Este manual explica cómo configurarlos, cómo se seleccionan sus domicilios, cómo se utilizan al enviar cartas y al facturar, y cómo aplicarlos de forma masiva a varios expedientes.

Dónde se configuran estos contactos#

Los tres campos (Cliente del Mantenimiento, Agente del Mantenimiento e Intermediario del Mantenimiento) se configuran directamente en la ficha del expediente, junto a los campos habituales de Cliente, Intermediario y Agente.

Junto a cada uno de estos campos encontrará un botón con un icono de lápiz que permite abrir directamente la ficha del contacto correspondiente, igual que ya ocurre con los campos de Cliente, Intermediario y Agente.

Para que se añada de forma automática el domicilio del nuevo contacto es necesario tener activado el check de “Agregar domicilios otros contactos” en Configuración del sistema, el cual se encuentra en la siguiente ruta: Utilidades > Configuración del Sistema > De Sistema > Expedientes > Página 2 > “Agregar domicilios otros contactos” y debe estar marcado a SI:

Configurarlos de forma masiva#

Puede añadir o modificar estos tres campos para varios expedientes a la vez desde la Actualización masiva de expedientes.

Al cambiar o añadir alguno de estos contactos mediante actualización masiva, Apiges gestiona automáticamente los domicilios asociados según la configuración del sistema.

Si la opción correspondiente está activada en la configuración del sistema, se elimina la información de domicilios que hubiera anteriormente y se añade el nuevo domicilio asociado al contacto indicado.

En caso contrario, no se modifican los domicilios existentes.

Selección de domicilios al indicar estos contactos#

Al indicar un Cliente, Agente o Intermediario del Mantenimiento en un expediente, Apiges muestra una ventana de selección de domicilios, igual que la que aparece al facturar o al indicar el cliente en un expediente nuevo. Esta ventana filtra y muestra únicamente los domicilios asociados a ese contacto, para que seleccione cuáles desea vincular al expediente.

Si indica más de uno de estos tres campos a la vez (por ejemplo, Cliente y Agente del Mantenimiento), esta ventana de selección aparece una vez por cada campo, mostrando en cada caso los domicilios del contacto correspondiente.

Domicilio específico al añadir estos contactos#

Tras seleccionar los domicilios de uno de estos contactos, Apiges le preguntará: «¿Desea añadir un domicilio específico a los domicilios seleccionados?»

• Sí: se abre la ventana de Domicilios específicos para que seleccione uno, que se aplicará al campo Domicilio específico de cada uno de los domicilios seleccionados.

• No: se añaden únicamente los domicilios seleccionados, sin domicilio específico adicional.

Revisión de domicilios: ¿Cómo saber a cuál pertenecen?#

En la ventana de domicilios en el expediente, al igual que la ventana que aparece cuando se va a seleccionar el domicilio al cual se facturará, se añade una nueva columna llamada Origen, la cual se activa como selección secundaria con clic izquierdo, en donde se pueden ver iniciales sobre de dónde proviene este domicilio. Se divide en las siguientes:

• C: Cliente;
• A: Agente;
• I: Intermediario;
• CM: Cliente mantenimiento;
• AM: Agente mantenimiento;
• IM: Intermediario mantenimiento.

De esta forma se puede saber rápidamente si el domicilio corresponde a un contacto general del expediente o a un contacto de mantenimiento.

Consultar rápidamente la ficha del contacto#

Junto a los campos Cliente del Mantenimiento, Agente del Mantenimiento e Intermediario del Mantenimiento encontrará un botón con forma de lápiz. Al pulsarlo se abre directamente la ficha del contacto indicado, del mismo modo en que ya funciona para los campos de Cliente, Intermediario y Agente del expediente.

Envío de cartas y textos a estos contactos#

En el desplegable de las cartas, llamado Enviar a la cuenta, disponible al generar cartas y textos, se incorporan tres nuevas opciones:

Al seleccionar cualquiera de estas opciones, la carta utiliza los datos del contacto correspondiente: sus domicilios asociados dentro del expediente, su idioma y su moneda, exactamente igual que si hubiera seleccionado Cliente, Intermediario o Agente.

Además, si la plantilla o configuración de la carta está definida para enviarse al Cliente del Mantenimiento, Apiges revisa primero si ese campo contiene información en el expediente:

• Si tiene datos, la carta se envía a ese contacto.
• Si está vacío, la carta se envía al cliente del expediente.

Comportamiento cuando el texto agrupa domicilios por destinatario#

Cuando un texto tiene marcada la opción de agrupar domicilios por destinatarios, Apiges discrimina correctamente los domicilios según el contacto de mantenimiento seleccionado (Cliente, Agente o Intermediario), evitando que se mezclen domicilios de distintos contactos en un mismo envío.

Envío masivo de cartas#

Al enviar cartas de forma masiva (por ejemplo, desde Exportar, tanto desde el listado de expedientes como desde tareas relacionadas), puede indicar si la carta debe enviarse al contacto habitual del expediente (Cliente, Intermediario o Agente) o a su equivalente de mantenimiento (Cliente, Agente o Intermediario del Mantenimiento).

La opción que seleccione se aplicará de forma masiva a todos los expedientes incluidos en ese envío.

Filtrar expedientes y tareas por estos contactos#

Tanto en el listado de Expedientes como en Tareas Relacionadas encontrará un filtro que permite mostrar únicamente los expedientes o tareas donde el Cliente del Mantenimiento o el Agente del Mantenimiento contengan información. Esto permite comprobar antes de un envío masivo que los textos se dirigirán realmente a los expedientes correctos.

Facturación: campo Origen de los domicilios#

Como se mencionó antes, en la ventana de Domicilios del Expediente, y también en la ventana de selección de domicilios al generar una factura, se incluye un nuevo campo llamado Origen, que indica de qué contacto procede cada domicilio.

Al seleccionar en una factura un domicilio cuyo origen sea Cliente del Mantenimiento (o cualquiera de los otros contactos de mantenimiento), la factura toma automáticamente los datos fiscales de ese contacto.

Facturación masiva#

La facturación masiva respeta la misma lógica que el resto de la funcionalidad: puede facturar utilizando los datos del contacto de mantenimiento correspondiente cuando el domicilio seleccionado proviene de él.

Preguntas frecuentes#

¿Qué diferencia hay entre el Cliente del expediente y el Cliente del Mantenimiento?

El Cliente del expediente es el contacto habitual del expediente. El Cliente del Mantenimiento es un contacto adicional opcional que permite dirigir cartas, facturas y pagos de tasas a un destinatario distinto, sin modificar el cliente del expediente.

Si dejo vacío el campo Cliente del Mantenimiento, ¿qué pasa al enviar una carta configurada para ese destinatario?

Apiges enviará la carta al cliente del expediente, ya que revisa primero si el campo de mantenimiento contiene información.

¿Puedo aplicar estos contactos a varios expedientes a la vez?

Sí, desde la Actualización masiva de expedientes.

¿Puedo elegir manualmente qué domicilios se asocian a estos contactos?

Sí. Al indicarlos, Apiges muestra una ventana de selección de domicilios filtrada por ese contacto.

¿Cómo sé si un domicilio de la factura proviene de un contacto de mantenimiento?

Consultando el campo Origen en la ventana de domicilios del expediente o en la selección de domicilios al facturar.