Cuando registra una solicitud de marca internacional en Apiges Pro, el sistema puede crear automáticamente una carpeta independiente en la gestión documental para cada uno de los países designados. Esta funcionalidad optimiza la organización de documentos y facilita el seguimiento de trámites cuando una misma marca se protege en múltiples territorios.
Cómo funciona
Esta opción se activa en Configuración del Sistema–> De Aplicación–>Expedientes. Cuando está habilitada, cada vez que crea una solicitud de marca internacional (como una solicitud Madrid, por ejemplo), Apiges Pro genera automáticamente una carpeta en la gestión documental para cada país incluido en la designación internacional.
De esta manera, si protege la marca SOLAREX en una solicitud Madrid designada para España, Francia, Alemania e Italia, el sistema creará cuatro carpetas separadas en gestión documental, una por cada país. Esto permite almacenar y organizar los documentos específicos de cada territorio (oficios de la OEPM, resoluciones de las oficinas nacionales, comunicaciones con agentes locales, etc.) sin mezclarlos en una única carpeta.
Beneficios prácticos
La ventaja principal es el orden y trazabilidad. En lugar de tener todos los documentos de una marca internacional mezclados en una carpeta única, cada país tendrá su propio espacio organizado. Esto es especialmente útil cuando:
- Necesita localizar rápidamente la documentación de un país específico (por ejemplo, el expediente alemán de SOLAREX)
- Recibe comunicaciones de diferentes oficinas nacionales en distintas fechas
- Delega tareas a diferentes miembros del equipo por territorio
- Debe auditar el expediente por país para reportes a clientes
Ejemplo de uso
Supongamos que registra una solicitud Madrid para la marca GREENLIFE designada para 8 países: España, Francia, Italia, Alemania, Bélgica, Holanda, Portugal y Grecia. Con esta opción activada, Apiges Pro creará en gestión documental una estructura como:
- Carpeta: GREENLIFE (solicitud Madrid)
- Carpeta: España
- Carpeta: Francia
- Carpeta: Italia
- Carpeta: Alemania
- Carpeta: Bélgica
- Carpeta: Holanda
- Carpeta: Portugal
- Carpeta: Grecia
Cuando recibe la resolución de concesión de la oficina francesa, la guarda en la carpeta Francia. Si debe revisar solo la documentación italiana, accede directamente a esa carpeta sin tener que filtrar entre documentos de otros países.
Observaciones
- Esta configuración solo afecta a expedientes de marcas internacionales nuevos creados después de activar la opción. Los expedientes internacionales existentes no serán modificados retroactivamente.
- La estructura de carpetas se crea automáticamente al registrar la solicitud; no requiere intervención manual.
- Si modifica posteriormente los países designados en un expediente internacional, las carpetas de gestión documental correspondientes no se actualizan automáticamente. Se recomienda revisar la estructura de carpetas si hay cambios significativos en la designación.
