La Configuración del Sistema incluye una opción para activar un aviso que notifica al usuario cuando consulta un contacto (cliente, tercero o cualquier parte interviniente) y la información de protección de datos registrada en ese contacto está próxima a vencer o ha vencido.
Esta funcionalidad es especialmente útil en despachos que trabajan con múltiples contactos y necesitan mantener actualizada la documentación relativa a consentimientos, autorizaciones de tratamiento de datos personales o cualquier otra información sensible cuyo período de validez es limitado.
Dónde se configura
En Configuración del Sistema, disponible desde el menú del programa, existe un parámetro que controla si Apiges Pro debe mostrar esta alerta. Cuando está activado, el sistema vigila automáticamente la información de protección de datos registrada en cada contacto.
Cómo funciona
Cuando un usuario abre la ficha de un contacto (desde cualquier parte de Apiges Pro donde acceda a datos de clientes, terceros u otras partes), el programa verifica si existe una fecha de protección de datos asociada a ese contacto. Si esa fecha está próxima a vencer o ya ha vencido, Apiges Pro muestra un aviso al usuario en el momento de consultar el contacto.
El aviso es una notificación discreta pero visible que alerta sobre el vencimiento inminente, permitiendo que el responsable de la relación con ese contacto tome acciones correctivas: renovar autorizaciones, actualizar consentimientos, solicitar nuevos documentos, o cualquier otra gestión que requiera el despacho según su política de protección de datos.
Ejemplo de uso
Imagine que en el despacho Martínez & Asociados trabajan con la empresa TECNOLOGÍA AVANZADA S.L. como cliente habitual. En la ficha de este contacto registró una fecha de consentimiento para tratamiento de datos que vence el 15 de marzo de 2024.
El responsable del cliente, al revisar un expediente relacionado con TECNOLOGÍA AVANZADA y acceder a la información del contacto, recibe un aviso indicando que la autorización de protección de datos está próxima a vencer. Gracias a esto, puede anticiparse y contactar con la empresa para renovar el documento antes del vencimiento, evitando incumplimientos normativos.
Observaciones
La funcionalidad solo notifica cuando el usuario accede a la ficha del contacto; no genera alertas automáticas en segundo plano ni bloquea el acceso. Es una herramienta de vigilancia pasiva que depende de que el usuario consulte regularmente los datos del contacto.
Para que el aviso funcione correctamente, es necesario que la fecha de protección de datos esté registrada en el contacto. Si el campo está vacío o no contiene una fecha válida, el sistema no emitirá ninguna notificación.
