400505 – Configuración del Sistema

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    Grupo10
    Jefe de claves

    Apiges Pro se puede configurar a nivel del propio usuario, o de aplicación (en este último caso, deberá tener permisos de Administrador).

    El significado de la mayoría de las opciones se entiende con su propia descripción. Indicamos a continuación las que pueden generar dudas.

    De usuario

    Generales

    En ‘Cuenta de correo’, en el campo ‘Cuenta’ (de correo electrónico) debe introducir el e-mail completo, por ejemplo antonio.lopez@lopez.com. Y en el nombre, aquél que desea que aparezca como remitente. Los datos de autenticación y puerto es posible que no los necesite rellenar, pero si fuera así debería consultar con su Administrador del Sistema.

    Defina, tanto para la ficha de contactos como para expedientes, la pestaña que aparecerá por defecto. Y si desea aumentar la velocidad de visualización de las fichas, desactive algunos de los campos que aparecen.

    Contactos

    Puede eliminar del resumen algunos datos, si desea visualizar menos información y más rápidamente. Lo mismo puede hacerlo con Expedientes.

    Expedientes

    Si desea que al crear los domicilios en el expediente, se incorporen automáticamente no solo los del destinatario sino también los del agente, marque la casilla ‘Agregar domicilios del agente’.

    Formularios

    Estos campos son necesarios en principio para la gestión de relleno de impresos.

    Docu10

    Opciones válidas para la visualización de las bases de datos de Docu10.

    Web

    El servicio de Expedientes en la web le permite mostrar a sus clientes las marcas, diseños, etc. que desee. Y además, puede mantener correspondencia sobre dichos expedientes. Si Vd. marca la opción ‘Recibir por email los mensajes de usuarios de expedites a la web’, podrá estar informado cuando uno de sus clientes introduzca alguna consulta.

    De aplicación

    Como indicábamos anteriormente, esta pestaña sólo es accesible si el usuario tiene marcada en su ficha la opción ‘Administrador’.

    Generales

    Empresa, slogan y el logo del Despacho son campos utilizados en los listados como cabecera.

    En cuanto a las anotaciones, puede hacer que Apiges las autonumere cuando las introduzca desde la ficha del contacto o el expediente.

    También es posible definir series de numeración automática tanto para los contactos como para los expedientes.
    Si opta por asignar el número automáticamente a los contactos, marque la opción correspondiente y acceda mediante el icono  del ‘lápiz’ a la pantalla que le permitirá definir una o más series para cada tipo. Apiges Pro, cuando introduzca un nuevo contacto, le preguntará cual de ellas desea utilizar. Ejemplo: si indica que para el tipo de contacto ‘Cliente’ el código es ‘CLI’, la longitud son 5 y el último número asignado es el 24, la próxima vez que dé de alta un cliente, el código que se autogenerará sería CLI00025. Puede hacer una prueba en cualquier momento y, si no le convence, borrar el cliente o el expediente y configurar la serie de nuevo.

    Lo mismo es aplicable a expedientes. Suponga que Vd. no desea introducir como número principal el de solicitud (como es habitual -y recomendado- en Apiges) sino un número que se vaya incrementando automáticamente.

    También existe la posibilidad de numerar automáticamente las referencias. En ese caso, cree una serie para expedientes, y en lugar de elegir la modalidad, seleccione qué referencia del expediente desea rellenar. El resto de campos los puede rellenar de la forma habitual. Y puede indicar a Apiges Pro que anteponga el año automáticamente. Una vez con esta serie activa, si al dar de alta el expediente solo introduce la modalidad pero no el número, se le asignará automáticamente el mismo que el de la referencia. Recuerde que en ese caso, solo aparecerán los expedientes en el listado de incidencias del boletín si dispone del número de solicitud o concesión / registro en el número de acto (Expedientes –> Actos).

    Expedientes

    Por defecto, Apiges Pro genera tareas para todas las modalidades y países en los que está previamente configurado.

    Vd. puede indicar a la aplicación la lista de países en los que únicamente quiere generar tareas (excluyendo el resto). Por ejemplo, si introduce EM, se crearían las de la marca comunitaria y de la internacional con dicho país, pero no para el resto.

    En el ejemplo que indicamos, solo se generarán para la Unión Europea, Italia y Reino Unido.

    Boletines

    Esta sección contiene varios parámetros para la gestión de los diferentes boletines.

    Conexiones

    Algo muy importante es la definición del ‘Directorio raíz de documentos’, pues de él partirán todos los contactos y expedientes formando un árbol estructurado al que accederá de forma automática Apiges Pro, tanto para guardar documentos como para recuperarlos (a no ser que Vd. opte por archivarlos todos en base de datos).

    ¿Qué hago si yo tengo carpetas específicas para cada contacto o expediente, que no coinciden con las que me crea Apiges? No hay problema: Vd. asigna la generación por defecto, y después en cada ficha de contacto o expediente puede definir, a medida que lo vaya necesitando, la ‘Carpeta alternativa de documentos’.

    Respecto a la configuración del correo electrónico (servidor, puerto, etc.), por favor consulte con su Administrador de Red.

    Gestión financiera

    En lo referente a esta sección, dispone de varias opciones de configuración. Recomendamos utilizar las opciones por defecto, y marcarlas solo si Vd. tiene necesidad de alguna de ellas.

    Formularios

    Este apartado guarda relación con el relleno automático de documentos.

    Textos

    Cuando Apiges Pro se refiere a la longitud de los datos postales, es en referencia al número de máximo de caracteres que va a incluir en cada una de las líneas que forman parte del domicilio del destinatario. Utilice las variables Zd, Ze, en los textos. En general, todas aquellas que se refieren al destinatario podrían verse afectadas por este parámetro.

    Web

    En esta sección Vd. puede deshabilitar la opción de mensajería web.

    Recursos

    La pestaña ‘Recursos’ permite buscar actualizaciones, desactivar la aplicación si se va a cambiar de servidor, etc.

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