304003 - Facturas emitidas - Alta - Grupo10

304003 – Facturas emitidas – Alta

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    Grupo10
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    Esta opción engloba tres tipos de documentos:

    • Presupuestos
    • Órdenes de cargo
    • Facturas emitidas

    De esta forma, se recoge todo el proceso desde que se informa a un cliente de los costes (presupuesto), se va realizando el trabajo (y rellenando la ODC u Orden de cargo), hasta que se finaliza (y se factura).

    En lo sucesivo, si nos referimos al término factura, se entiende que también lo hacemos -en la mayoría de los casos- a ODC´s y presupuestos.

    Al dar un alta, lo primero que pregunta la aplicación es la serie (para asignar un número automáticamente) con la que queremos trabajar. Puede escoger entre tres tipos de series: de factura, ODC o presupuesto según lo que  Vd. quiera crear. Lógicamente, primero debe de haber dado de alta tanto las empresas como las series, ambas opciones están disponibles en el menú de ‘Gestión Financiera’. Una vez que selecciona la serie, ésta se utilizará para las nuevas facturas, hasta que cierre la pestaña ‘Facturas emitidas’.

    Tenga en cuenta que si va a facturar en moneda distinta de €, también tiene que haber introducido el tipo de cambio en ‘Cambio de divisas’. Esta opción también está disponible en el menú de ‘Gestión Financiera’, aunque por comodidad también la hemos añadido en esta pantalla.

    Si Vd., de forma excepcional, desea introducir el número manualmente, simplemente pulse Escape y aparecerá una pantalla en el que podrá teclearlo. Esto puede ser útil si por ejemplo borra accidentalmente alguna factura y tiene que volver a darla de alta. Pero recomendamos que, como norma general, utilice la numeración automática.

    A continuación, Apiges Pro preguntará el contacto al que va a facturar, que puede ser un cliente, intermediario, etc. Observe que los datos de la factura se rellenan automáticamente en base a los del contacto. Si se da cuenta de que falta alguno puede completarlos ahora, pero no olvide cambiar el dato también en el contacto para que la próxima vez se rellene automáticamente este campo.

    Los datos que introduzca en la factura no se modificarán cuando cambie la ficha del contacto. Es decir, corresponden a una ‘foto’ realizada en el momento de crearla, son estáticos.

    Pulse ,esta opción se encuentra en la parte superior de la ventana.

    Líneas

    Cuando se da un alta, Apiges muestra unas flechas  que permiten irnos moviendo por las diferentes pantallas a lo largo del proceso de creación .

    Aquí vamos a indicar los artículos que se van a facturar. Es evidente que primero Vd. debe de haberlos dado de alta en la opción ‘Artículos’ del menú de Gestión Financiera.

    Al pulsar el botón ‘+’ para crear una línea, debemos seleccionar el artículo. Vaya avanzando por los campos pulsando el tabulador. Apiges Pro le pedirá que introduzca un expediente. Pulse Escape si no desea asignar ninguno. Si son varios, cuando grabe la línea podrá añadir el resto. Asignar los expedientes es útil porque después podrá consultar esta factura desde cada uno de los que estén relacionados.

    Observe cómo la descripción se rellena con los campos variables que introdujo al definir el artículo, en el idioma correspondiente. Lógicamente, ese dato tiene que haberlo introducido previamente en el artículo.

    El total que aparecerá en la línea será el resultado de multiplicar la cantidad por el importe. A lo que se le restará la tasa y del campo ‘Otros no imponible’.

    Datos de gasto del artículo: Al grabar la línea, puede asignar el gasto real, y compararlo con el estimado que aparece automáticamente. E incluso asignar el agente u otro contacto, así como la factura recibida correspondiente. Observe que dispone de varios campos. Si Vd. asigna desde la línea la factura recibida, tomará los datos de dicha factura. Si por otra parte decide no relacionarlas, puede introducirlos aquí. Es importante señalar que Vd. puede vincular esta línea de la factura emitida, a una factura recibida o a una línea de dicha factura del proveedor.

    La pestaña ‘Imputación’ permite introducir el Centro de Coste, Departamento, Sección, País, Usuario para dicha línea. Lo habitual es realizarlo a nivel de factura, en la opción correspondiente.

    Vencimientos

    Esta opción permite el control de cobro de facturas. En cada una de las que emitamos debe existir por lo menos un vencimiento. Observe cómo éste se genere automáticamente.

    La fecha de vencimiento es aquella en la que prevemos que el cliente abone el cargo.

    En el caso de un único pago, se crea un solo vencimiento. Si el cliente ha abonado algo a cuenta, habría que introducir dos: uno con fecha de vencimiento anterior a la factura (con el pago que corresponda) y otro con fecha igual o posterior a la de la factura, con/sin la fecha de pago según haya abonado o no esa parte.

    Por ejemplo, una factura a 30/60/90 días tendrá 3 vencimientos. Puede generarlos automáticamente, si el contacto de la factura tiene indicada una forma de pago que incluye varios pagos. Puede dar de alta o modificar las diferentes formas de pago en la opción correspondiente dentro de ‘Gestión Financiera’.

    Por supuesto, cada vencimiento debe tener su importe correspondiente. Apiges Pro verifica, por seguridad, que la suma de todos los vencimientos sea igual al total de la factura.

    Puede indicar un número de subcuenta que posteriormente es posible utilizar en el traspaso a su programa de contabilidad.

    En caso de que finalmente este vencimiento no se pague, por ser un fallido por ejemplo, teclearemos la fecha de anulación correspondiente.

    Si por algún motivo este vencimiento ha generado alguna factura rectificativa, se indicará también en el campo correspondiente.

    El estado de estos vencimientos será utilizado por Apiges Pro para definir la situación de cobro de la factura: pagada, pendiente (vencimiento futuro no pagado), vencida (vencimiento pasado no pagado), incobrable (vencimiento con fecha de anulación), abonada (generada una factura rectificativa).

    Comisiones

    En esta pantalla puede introducir las comisiones correspondientes. Cuando se introduzca una, Apiges Pro propondrá automáticamente el importe correspondiente siempre que los artículos que se facturen dispongan de dicha información.

    Otros

    Teclee en esta sección el Centro de Coste, Departamento, Sección y País al que imputar la factura. Respecto a los datos económicos, si posteriormente los modificara en el contacto, dispone de un icono para actualizarlos en la factura.

    También puede realizar la imputación, si lo desea, a nivel de cada línea, en Líneas –> Imputación.

    Cerrar / reabrir

    Si el usuario está habilitado como ‘Administrador de la gestión financiera’, podrá cerrar una factura (impedir que otros la modifiquen) o reabrirla (lo contrario).

    Informe

    La factura se puede imprimir en pdf, o mediante el visor de Apiges Pro, lanzar directamente a la impresora, exportar en formato Excel, Word, etc.

    Cómo hacer formatos personalizados

    Como Vds. saben, el usuario puede crear / modificar sus propios informes sin necesidad de depender de Grupo 10.

    En el caso de las facturas emitidas, pulse en el icono que aparece a la derecha de ‘Factura’. Cuando grabe el formato, Apiges le preguntará, además del nombre y la descripción, si desea incorporar restricciones para el informe:

    • Empresa
    • Idioma

    De forma que puede tener, para cada empresa e idioma, un formato diferente.

    ¿No hay otra manera más sencilla de hacer esto? Por supuesto. Vd. puede encargar el trabajo a Grupo 10, y nosotros le prepararemos los formatos como Vd. desee, previo presupuesto.

    ¿Utilizará Apiges Pro el formato adecuado en cada caso? Efectivamente, Apiges Pro generará el informe según la empresa y el idioma del destinatario de cada factura.

    Convertir a ODC o Factura

    Un presupuesto puede convertirse individualmente a ODC o Factura, y una ODC a Factura.

    Existe un CheckBox que permite marcar como ‘Facturable’ tanto un presupuesto como una ODC. Para generar la factura, debe estar marcado.

    Actualización masiva

    ¿Cómo se convierten a factura varios presupuestos u ODC´s, de forma masiva? Mediante ‘Actualizaciones’ (previamente debe haber hecho un filtro de todas aquellas que estén pendientes de facturar).

    En dicha pantalla también se puede cerrar un periodo de facturación así como eliminar facturas definitivamente. Y una pestaña adicional permite traspasar los datos a su programa de contabilidad. Consulte por favor su caso específico si todavía no traspasa las facturas automáticamente. En todos los casos mencionados se impedirá el acceso a todos aquellos usuarios que no tengan en su ficha de usuario marcada la opción ‘Administrador de Gestión Financiera’.

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