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230103 – Textos- Introducción

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    Grupo10
    Jefe de claves

    Esta pantalla engloba todos los textos que el Despacho suele enviar, tanto a nivel de contacto (por ejemplo, un aviso de cambio de horario de verano) como de expediente (publicación de solicitud, renovación, vencimiento, etc.).

    Los textos se procesan por usuario, de forma que Vd. puede estar generando una carta, y otro miembro de su Despacho puede estar haciendo lo mismo pero con otros expedientes, y ninguno de los dos interfiere con el otro.

    Listado

    Esta opción muestra todos los textos que se están utilizando en Apiges. Recuerde que puede ordenar la lista por cualquiera de los campos.

    Veamos, con un ejemplo, como editar una carta. Seleccione el texto Ejemplo002, y edítelo haciendo doble click en él. Apiges Pro se entrega con unas cartas predefinidas por defecto (que comienzan con el código Ejemplo + un número).

    Como podrá observar, en Apiges Pro es su propio editor de textos el que se abre por defecto, lo que le otorga sin duda una gran potencia.

    Si aparece el mensaje ‘Está trabajando con un archivo de base de datos. Cuando termine de trabajar con él, pulse Aceptar’ es debido a que Vd. ya tiene abierto su procesador de textos original, por lo que Apiges no controla cuando Vd. termina de editar el texto. Por ello, cuando finalice, pulse Aceptar en dicha pantalla. Pero lo habitual es que Vd. no tenga abierto previamente su programa de edición  de textos, de forma que al hacer doble click Apiges Pro lo abrirá directamente.

    ¿Cómo realiza Apiges Pro la fusión de los datos en los documentos? Es muy sencillo: se introducen en el texto unas variables, y luego, al imprimirlo en base a contactos o expedientes, los datos son reemplazados automáticamente.

    Observe que, al abrir el documento, aparece en la parte derecha una pantalla con la lista de variables, que están organizadas en 3 categorías:

    a) Generales: no tienen relación con ningún contacto o expediente.

    b) Contactos.

    c) Expedientes.

    Puede desplegar cualquiera de las listas simplemente haciendo click en ellas.

    Para insertar cualquier campo en el texto, simplemente arrástrelo desde la lista de variables hasta el editor. Observe que la variable contiene un | (pipe) seguida de dos caracteres.

    Variables recomendadas para el Domicilio del destinatario: observe que al inicio del texto aparecen las variables |Zd a |Zh. Estas corresponden al Domicilio postal del destinatario. Apiges optimizará el domicilio completo, de forma que para un destinatario con nombre, apellidos, domicilio que sean cortos, quizás utilice solo las 3 primeras variables, dejando el resto en blanco, pero para uno largo es posible que se ocupen todas. El se encargará de obtener todos los datos e irlos insertando adecuadamente, de forma que no queden líneas en blanco entre medias. Esta lista es mucho más recomendable que las que también se pueden crear mediante las variables ‘Nombre y apellido línea 1’ y ‘Nombre y apellidos línea 2’, ya que en ese caso, si son cortos, quedará una línea en blanco, y si son largos, no se incluirán completamente. Recomendamos, por tanto y sin lugar a dudas, utilizar las variables de |Zd a |Zk (8, más incluso que en el texto de ejemplo) que le permitirán obtener la máxima eficacia en este aspecto. Atención, si desea imprimir los datos de su despacho a la izquierda, y el domicilio del destinatario a la derecha, utilice una tabla de 1 fila y dos columnas, con borde transparente.

    Cómo agrupar cartas por destinatario

    Cuando imprima por expediente, Apiges Pro, por defecto, generará una carta por cada uno de ellos. Si Vd. desea agrupar por destinatario, de forma que se reduzca el número de cartas, debe saber lo siguiente:

    a) El texto, como si fuera un informe, se divide en cabecera (la parte de arriba), cuerpo (lo que se podría repetir tantas veces como expedientes tenga el destinatario) y pie (la parte de abajo, por ejemplo la despedida y firma).

    b) Hay que indicar, en el texto, cuando empieza el cuerpo y cuando termina, de forma que Apiges sepa qué parte debe incluir al principio, qué parte se repetirá tantas veces como expedientes haya, y qué parte se incluirá al final del texto. Las variables (arrastrando los campos desde la Lista de variables –> Generales), que se insertan son |A0 (Inicio de cuerpo) y |A1 (Fin de cuerpo). Por ejemplo, Apiges generará el texto de esta forma: en primer lugar, desde el inicio del texto hasta ‘Estimado cliente:’, después, repetirá desde ‘Le informamos…’ hasta ‘Remita por fax…’ las veces que sean necesarias (parte que empieza con |A0 (Inicio de cuerpo) y termina con |A1 (Fin de cuerpo)), y por último se incluirá desde ‘Fdo.’ hasta el final de la carta.

    c) Por último, hay que indicarle a Apiges que, para este texto, se desea agrupación por destinatario. Marcamos entonces esta casilla.

    d) En el caso de querer agrupar por destinatario las cartas de propuesta de oposición, donde se indica información tanto del expediente publicado como del propio, hay que hacer exactamente los mismo pero cambiando las variables: en lugar de |A0, |A2 (Inicio de cuerpo de oposición), y en vez de |A1, |A3 (Fin de cuerpo de oposición). Recuerde que estas variables están disponibles en Lista de variables –> Generales.

    Opciones disponibles para configurar un texto

    • El documento debe tener páginas pares. Márquela si desea que, en el caso de que el texto termine en una página impar, Apiges genere otra en blanco al final. Esto se suele utilizar para los usuarios que imprimen algún tipo de ficha personalizada e imprimen por las dos caras del papel.
    • Ordenar según la introducción. Úsela si por algún motivo no desea imprimir según el código de contacto o número de expediente (órdenes habituales).
    • No insertar salto de página. Hay usuarios que hacen listados de datos mediante los textos, por ello utilizan esta opción, de forma que obtengan el listado continuado, no una página por cada contacto o expediente. Aunque ya no tiene sentido, porque Vd. puede configurar los informes a su gusto.
    • Agrupar por destinatario. La opción que hemos visto anteriormente.
    • Visible para Acciones Comerciales. Es posible enviar un texto / mail desde Contactos –> Acciones comerciales. Pero solo de aquellos que tengan esta casilla marcada.
    • Imprimir en pdf / doc. Lo habitual es que se genere en pdf, pero puede hacerlo en .doc.
    • Incidencia. Al generar un texto, se guardará la copia, tal y como se envió, en la carpeta de documentos del contacto o expediente. Y se creará un registro en el Libro de anotaciones, que dispone de un campo específico llamado ‘Incidencia’, y que se utiliza habitualmente para guardar información del acto que ha generado la anotación. Por tanto, seleccione aquí la incidencia que desea que se guarde en el libro de anotaciones cuando se haga el apunte correspondiente. Recuerde que si pulsa la lupa, puede crear nuevas incidencias en el momento, y asignarlas, por tanto, a textos.
    • Restricciones: Vd. puede hacer que un texto solo se imprima para determinados tipos de expediente (propio, impugnado, en vigilancia), modalidades, tipos de destinatario (cliente, intermediario, etc.), idiomas y países del mismo, etc. ¿Qué sentido tiene esto? En primer lugar, si crea una carta en inglés, lógicamente no querrá enviársela a un contacto con idioma español, por ejemplo. Cuando vea, en la sección de boletines, la asignación de expedientes a textos en función de lo que se publique, comprenderá que estos campos pueden ser necesarios algunas veces. La idea es sencilla: supongamos que tenemos una carta en inglés para avisar de la publicación de solicitud, otra en catalán y otra en castellano. Vd. en la opción a la que estamos haciendo referencia, puede indicar que cuando en el boletín se publique una solicitud de registro, se cree un expediente en tres cartas: la de idioma inglés, la de catalán y la de castellano. Pero Apiges solo generará el expediente en uno de ellos: en aquel texto que lo permita de acuerdo con sus restricciones. De forma que el expediente cuyo destinatario tiene idioma ingles se asignará al texto en dicho idioma, y lo mismo para el catalán y el castellano. Un truco interesante es no poner restricciones en el de castellano, utilizado como ‘cajón de sastre’, de forma que Apiges, a la hora de generar los textos, pruebe primero si el expediente podría ir en el texto en inglés (que tiene restricciones), después en el de catalán (que también cuenta con ellas) y, por último, si el expediente no se ha asignado, guardarlo en el castellano (que no tiene restricciones).

    A continuación explicamos las opciones que, adicionalmente, se pueden utilizar cuando el envío es por e-mail:

    • No enviar por email. Desactiva la opción de poder mandar este texto concreto por correo electrónico, aunque los destinatarios estén habilitados para recibir comunicaciones por este medio.
    • Agrupar cada texto en un solo adjunto. Esta opción sólo está disponible si ha marcado previamente ‘Agrupar por destinatario’. En este caso, es normal que genere un único adjunto en el e-mail, en lugar de tener muchos. Pero para que el texto se incorpore como un adjunto, debe definir una plantilla para el mismo (vea el campo más adelante en esta misma ayuda), que es el texto que aparecerá como html, nada más abrir el email.
    • Asunto: a la hora de indicarlo en el e-mail, puede incluir campos variables (utilice la lupa), de forma que un asunto pueda ser, por ejemplo, ‘Aviso de renovación de marca número 1.234.456/8″.
    • Plantilla e-mail como cuerpo del texto: Vd. tiene dos posibilidades a la hora de enviar un email: la primera es que la propia carta forme parte del correo electrónico como html (es decir, el texto que aparece nada más abrir el email). Esto facilita al destinatario la lectura rápida, pero quizás éste le acabe pidiendo un pdf adjunto con objeto de poder archivarlo. En ese caso, utilice una plantilla como cuerpo de e-mail, y Apiges incluirá el contenido del texto como pdf adjunto.

    ¿Qué es una plantilla? Simplemente un texto sencillo, de presentación del e-mail.

    Por ejemplo:

    Estimado cliente,

    Le adjuntamos la información relativa a sus expedientes.

    Un cordial saludo,

    Dpto. de Signos Distintivos

    El único requisito es que las plantillas sean creadas en su lugar correspondiente. Puede, por supuesto, compartir una misma plantilla para diferentes textos que sean enviados por e-mail, si lo considera adecuado.

    • Enviar con copia al email: si desea indicar varios, por favor sepárelos por ‘;’.
    • Adjuntar textos o archivos al e-mail: es posible incluir algún otro texto de Apiges Pro en el e-mail (por ejemplo una autorización), con la ventaja de que dicho texto también se fusionará con los datos correspondientes. Por ejemplo, supongamos que existe un documento que es ‘Autorización’, con sus propias variables. Si Vd. adjunta dicho texto a otro que vaya a enviar por e-mail, cuando el destinatario reciba el correo, observará que tiene la autorización ya rellena con sus propios datos como fichero adjunto. También tiene posibilidad de incorporar archivos que no sean textos, por ejemplo algún pdf informativo.

    Para consultar más informacion detallada sobre el apartado de cartas, ver este video: https://www.youtube.com/watch?v=pbsAnHp0cT0

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