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014005 – Contactos – Datos vinculados – Documentos

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    Grupo10
    Jefe de claves

    Guarde aquí los documentos del contacto, pero tenga en cuenta que habitualmente muchos no se guardarán aquí sino en la carpeta de cada expediente.

    Por ejemplo:

    * Poder general, debe estar en la carpeta de documentos del contacto

    * Poder específico para una marca concreta, en la del expediente.

    La gestión de textos irá grabando los documentos automáticamente en la carpeta de cada expediente cuando la carta se imprima en función de ellos, y solo en la del destinatario cuando no haya ningún expediente relacionado.

    La Gestión Documental

    Cada expediente, contacto, etc. dispone, dentro de la pestaña ‘Datos vinculados’, de una opción para guardar los documentos.

    De forma automática, Apiges guarda cualquier carta o e-mail que se envíe al cliente. Para ello, realiza un apunte en el Libro de anotaciones, y guarda el documento que se envió en la carpeta correspondiente.

    Para guardar sus propios documentos, Vd. dispone de dos posibilidades:

    a) En la base de datos:

    Ventajas: Todo está en la propia base de datos, por lo que al hacer una copia de seguridad de Apiges, garantiza que toda la información se copiará. Por otra parte, puede asignar permisos a los archivos, con lo que evita que se borre algo incorrectamente, e incluso los puede marcar como ocultos (por ejemplo datos secretos de una patente) con lo que solo el usuario que creó el apunte en Apiges podrá ver el documento.

    Inconvenientes: Existen versiones de Microsoft Sql Server® gratuitas y de pago. Lo normal es que Vd. utilice la gratuita, que está limitada a 4 Gbytes de tamaño de base de datos. Si supera esta cantidad (es probable que si guarda muchos documentos en base de datos, llegue a hacerlo), tendrá que comprar la versión de pago, (aproximadamente 2.500 € + IVA).

    b) En carpetas externas.

    Ventajas: es posible acceder a la carpeta desde fuera de Apiges. No afecta al tamaño de la base de datos de Apiges, por lo que es difícil que ésta supere los 4 Gbytes.

    Inconvenientes: cualquiera podría borrar un archivo si no está controlado a nivel de red local. Las copias de seguridad no incluirán los documentos a no ser que se tengan en cuenta específicamente a la hora de programarlas.

    Nuestra recomendación: comience con carpetas externas de momento. Apiges se ve obligado, por estructura de los datos, a guardar algunos archivos en base de datos, pero hay muy pocas posibilidades de que, con esa utilización, se supere el límite de 4 Gbytes impuesto por el fabricante.

    Apiges propone una carpeta de documentos por defecto, le recomendamos que la utilice. Suele ser, dentro de la aplicación, un subdirectorio llamado Documentos, del que partirán contactos, expedientes, facturas, etc. Podrá ver esta y otras opciones cuando expliquemos Utilidades –>Configuración del sistema.

    Para incluir archivos en el directorio, simplemente arrástrelos a la parte derecha de la pantalla. En la parte de abajo puede incluir una descripción así como algunos datos más. Si el documento se genera directamente, por ejemplo porque ha enviado un texto, la información de estos campos se guarda en el libro de anotaciones que hace referencia a este documento, pero se visualiza también en esta pantalla.

    Si pulsamos botón derecho sobre ‘Base de datos’, tendremos la posibilidad de borrar o añadir archivos. Además, es posible escanear documentos directamente desde Apiges, con la ventaja de que el documento se guarda en pdf, optimizado en tamaño, y directamente en el expediente, clientes, etc. en el que estemos (con lo que no hay posibilidad de que se guarde en otro sitio y perderlo).

    Haciendo doble click sobre cualquier documento, éste se abrirá.

    Cómo escanear desde Apiges Pro

    Pulse el botón de Escaneo rápido, accederá a una ventana que le preguntará el nombre del archivo. Una vez introducido, Apiges conectará con el software de su escáner.

    Importante: como Vd. sabe, puede grabar los ficheros en directorio o en base de datos. Apiges guardará el formato según el tipo que, a la izquierda de la pantalla, tenga seleccionado.

    Con objeto de ahorrar espacio en disco, le informamos que es conveniente utilizar la mínima resolución posible. Por ello, si el documento que va a escanear no es de color, seleccione ‘escala de grises’ o incluso ‘documento en blanco y negro’.  Como puede previsualizar el documento escaneado, para comprobar qué tal queda antes de grabarlo definitivamente. Cuanto menos ocupe, no sólo ahorrará espacio en disco o en base de datos (recuerde que hay un límite de 4 Gbytes para la versión gratuita de SqlServer®) sino que éste se abrirá más rápidamente.

     

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