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000104 – Estructura de la Aplicación

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    Apiges Pro tiene el estilo Microsoft® Office, estando las opciones más importantes en la parte izquierda de la pantalla.

    A continuación explicaremos los diferentes módulos y sus aspectos más importantes.

    Archivos

    Contactos. Esta opción engloba cualquier posible persona física o jurídica con la que tenga relación nuestra empresa: clientes, intermediarios, agentes, proveedores, traductores, copistas, inventores, registradores, personal de dominios, contrarios, abogados, procuradores, peritos, etc. Es a la hora de darlos de alta cuando se indicará el tipo que es. Un mismo código puede ser para un cliente y para un intermediario, por ejemplo cliente 1 e intermediario 1. Aunque es recomendable que no existan códigos duplicados, Apiges puede gestionarlos perfectamente ya que internamente guarda información también del tipo de contacto.

    Por otra parte, también puede darse el caso de que un intermediario actúe como un proveedor, en cuyo caso no hay ningún problema en asignarlo, por ejemplo, a una factura recibida.

    Expedientes. Contiene la información de todas las diferentes modalidades de propiedad industrial que gestiona el despacho.

    Usuarios. Este fichero permite introducir todos los posibles usuarios que van a manejar la aplicación, y definir sus parámetros específicos (nombre y apellidos, cuenta de e-mail, etc.) así como sus permisos.

    Libro de anotaciones. Cada vez que se genera una carta o un e-mail, Apiges Pro guarda en el expediente, cliente o intermediario una anotación con la fecha, el usuario, la carta o e-mail que se envió, etc. de forma que sin intervención del usuario, se genere una gestión documental que permita consultar posteriormente los documentos generados. En el caso de envío de textos de un cliente, intermediario u otro contacto, la anotación se guardará en su ficha, y cuando se realice el envío por expediente, será en dichas fichas donde se guarde la información.

    Acciones comerciales. Permite llevar una agenda con cada una de las acciones comerciales que se realizan con los diferentes contactos.

    Tarifas de vencimiento. En esta sección, el usuario indicará las diferentes tarifas que existen para informar al cliente de los pagos de mantenimiento de los expedientes (y posteriormente facturar). Pero previamente se deben de haber dado de alta los artículos en Gestión Financiera.

    Pago de tasas. Disponible para la Oepm principalmente, mediante esta opción el usuario podrá realizar el pago de las diferentes tasas de una forma automatizada, realizándose  incluso el cargo en cuenta si previamente se han definido los parámetros adecuadamente.

    Modificaciones. Esta opción permite obtener información de los diferentes cambios que se han realizado tanto en expedientes como en contactos. También disponible en Gestión Financiera, donde en ese caso permite obtener acceso a las modificaciones en facturas recibidas, además de presupuestos, ODCs y facturas emitidas.

    Cartas

    Textos. En esta pantalla Vd. puede dar de alta los diferentes textos, asignar las variables a cada uno de ellos, e imprimir en papel o enviar por e-mail. Con la ventaja de poder editar la carta con su propio Microsoft® Word®, Wordperfect®, el cada vez más utilizado Sun ® OpenOffice® (que además es gratuito), LibreOffice® o cualquier otro.

    Tareas

    La gestión de tareas es un sistema automático que genera fechas de vencimiento de las diferentes acciones que hay que realizar a lo largo de la vida del expediente. Es difícil garantizar que estén todas, pero lo que es seguro es que intentamos mantener Apiges Pro lo más actualizado posible en este aspecto.

    El vencimiento de pago de mantenimiento del expediente es una tarea más, de forma que todas (de pago o no) estarán englobadas en una única opción, facilitando así el manejo global de los vencimientos.

    Se puede configurar Apiges para que, al entrar, muestre un calendario con las próximas a realizar.

    Tareas. Permite acceder a la lista de tareas configuradas en Apiges Pro. Una vez que se ha realizado un filtro, el listado ‘Detallado’ le permitirá conocer los actos del expediente que genera cada una de ellas, así como cuales son los que las cierran.

    Calendario. Muestra las tareas que vencen en los próximos días.

    Tareas relacionadas. Permite obtener un informe de los expedientes que tienen incorporadas determinadas tareas.

    Boletines

    Apiges Pro gestiona actualmente los Boletines Oficiales de muchos países.

    Vigilancia mundial. Mediante esta opción Vd. podrá revisar los diferentes parecidos denominativos que previamente haya contratado para vigilar en todo el mundo o en una zona geográfica concreta. Si todavía no ha encargado ninguna, puede hacer click en esta opción para ver más información. El alta en la vigilancia mundial se realiza desde la ficha del cliente.

    Boletines de diferentes países. Está disponible un gran número de ellos. Por favor, si Vd. no encuentra el que necesita no dude en contactar con Grupo 10.

    Uno de los aspectos en los que más han incidido los usuarios es tener la posibilidad de definir diferentes configuraciones de parecidos e identidades denominativos, ya que no todos los clientes son iguales: unos son mucho más receptivos a recibir propuestas de oposición (y llevarlas a la práctica) que otros. Apiges Pro, en consecuencia, permite definir configuraciones específicas que permiten al usuario, por ejemplo, proponer a un determinado grupo de clientes sólo los parecidos que son muy evidentes, mientras que otro grupo puede recibir información más amplia.

    Se trata, en definitiva, no solo de personalizar la gestión de avisos de oposición, sino de ahorrar mucho trabajo al usuario que selecciona oposiciones, ya que no tendrá que ir pensando en el tipo de cliente al que propondrá la oposición porque Apiges habrá hecho una selección previa.

    El boletín español incorpora automáticamente en la gestión documental del expediente, al chequear incidencias, la(s) página(s) donde se publica el acto, y permite incluirlo también de forma automática en los e-mail que se envían a los clientes.

    Gestión Financiera

    Este módulo es un potente gestor que permitirá al despacho automatizar tanto la gestión de facturas recibidas como la elaboración de presupuestos, órdenes de cargo y facturas emitidas.

    Empresas. Permite definir las diferentes compañías con las que se emitirán facturas. Los datos de la cuenta bancaria de cada una de ellas, para posteriormente poder emitir recibos, también se introducen aquí.

    Facturas emitidas. Comprende la generación de presupuestos, órdenes de cargo (también llamados prefacturas, albaranes, etc.) y facturas.

    Facturas recibidas. En esta opción se incorporarán todas las facturas de los diferentes proveedores. Es posible relacionar la factura recibida con la emitida, de forma que se pueda conocer el gasto estimado, el real, y determinar el beneficio.

    Cambio de divisas. Opción importante que debe actualizar diariamente en caso de que Vds. facturen en monedas diferentes a la suya.

    Series. Permite establecer la numeración automática de presupuestos, órdenes de cargo y facturas.

    Artículos. Recopila información de todos los conceptos facturables, incluyendo la relación con cada una de las tasas, precios generales y especiales según la tarifa de cada cliente, etc.

    Formas de pago. Gestión de las diferentes formas en las que se recibirá el pago por parte de los clientes.

    Tasas. Opción mantenida por Grupo 10, que permite disponer del importe de las tasas oficiales actualizado. También es posible introducir tasas propias, aunque recomendamos que en ese caso consulte previamente con Grupo 10 porque lo normal es que la que Vd. esté buscando ya exista.

    Gestión de cobros. Permite generar comunicados a los clientes informándoles de las facturas que se encuentran vencidas.

    Modificaciones. Opción similar a la de ‘Archivos’, en este caso permite obtener información de cambios en facturas emitidas y recibidas.

    Docu10

    Docu10 está formado por 3 bases de datos diferentes: CdPropi, CdCom e Internn@. Para más información, por favor consulte la ayuda correspondiente a dicha sección.

    Utilidades

    Múltiples opciones que le permitirán realizar determinadas tareas de administración del sistema Apiges, así como configurar aspectos generales y de cada usuario.

    Existe un Foro específico dentro del Foro Apiges Pro que se centra en la Administración de la Aplicación.

    Configuración del sistema. Establecimiento de opciones generales y de usuario.

    Mantenimiento. Procesos varios para realizar en los expedientes.

    Otras tablas. Engloba muchos ficheros pequeños (modalidades, grupos de clientes, departamentos. etc.).

    Sincronización web. Aquí se configura qué clientes tendrán sus expedientes accesibles en Internet, se fijan las claves de acceso, tipo de datos a subir, etc.

    Qué es nuevo. Proporciona acceso a la lista de últimas novedades que se han incorporado a la aplicación. Esta pantalla le aparece automáticamente a cada usuario cuando se actualiza una versión.

    Ayuda online. Permite conectar con Grupo 10 para revisar algún proceso en su propio equipo.

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