Apiges permite incluir en las cartas y emails un número correlativo propio de cada texto, de forma que cada comunicación de un mismo tipo lleve su número, como si fuera una serie. Por ejemplo: «Carta de Parecidos Nº 1232», y la siguiente carta de parecidos que se genere llevará el Nº 1233.
Hasta ahora no existía ninguna forma de numerar las comunicaciones. Con esta mejora se incorpora una nueva variable, |Ne, que puede utilizarse en el asunto, el cuerpo, el pie y las cabeceras de cualquier texto. Además, el número queda guardado en la anotación del envío, lo que permite localizar después qué se envió con un número concreto.
Este manual explica cómo añadir la variable a un texto, cómo funciona la numeración, cómo buscar una carta por su número y qué limitaciones hay que tener en cuenta.
En el editor de textos, dentro del grupo de variables Generales, encontrará la nueva variable |Ne, Número de carta (correlativo del texto).
Puede insertarla en cualquiera de estas partes del texto:
- Asunto del email.
- Cuerpo de la carta o del email.
- Pie y cabeceras.
Por ejemplo, en el asunto de la carta de parecidos podría escribir: «Carta de Parecidos Nº |Ne». Al generar la carta, Apiges sustituirá |Ne por el número que le corresponda.
¿Cómo funciona la numeración?
- Cada texto tiene su propio contador. La carta de parecidos lleva su numeración y, por ejemplo, la carta de renovación lleva la suya, independiente de la anterior.
- El contador es único para cada texto, vaya a quien vaya la carta. Cada carta que se genera suma 1. Si la carta de parecidos al cliente X lleva el Nº 1232, la siguiente, aunque sea para el cliente Y, llevará el Nº 1233. Por eso, cada cliente verá en sus cartas números que no son seguidos (por ejemplo, 1232, 1240, 1251, etc).
- El número es el mismo en toda la carta. Si la variable aparece en varios sitios (por ejemplo, en el asunto y en el cuerpo), en todos ellos se muestra el mismo número.
- No se repiten números. Aunque varios usuarios generen la misma carta a la vez, cada carta recibe un número distinto.
- La numeración empieza en 1 para cada texto.
El número queda guardado en la anotación
Al enviar la carta, la anotación que Apiges crea en el expediente o en el contacto guarda el número de carta que se ha utilizado.
Este número se muestra en una nueva columna Nº carta en:
- El listado del Libro de anotaciones.
- La pestaña Anotaciones de la ficha del expediente.
- La pestaña Anotaciones de la ficha del contacto.
- Los informes de anotaciones (resumido y normal).
Buscar una carta por su número
Para saber qué se envió con un número concreto:
- Abra el Libro de anotaciones y vaya a Filtros > Generales.
- Marque Texto e indique el texto del que se trata.
- Marque Nº carta e indique el número que busca.
- Pulse buscar para ver la anotación de ese envío.
El filtro Nº carta permite buscar por un número concreto o por un rango (del 1 al N), y dispone del botón de condición, igual que otros filtros numéricos de Apiges como el de Id de expedientes.
Conviene indicar siempre también el Texto, ya que cada texto tiene su propia numeración y un mismo número puede existir en textos distintos.
- Número de inicio: el contador empieza en 1 y, por el momento, no es posible fijar un número de arranque (por ejemplo, para continuar una numeración que el despacho ya llevara) ni reiniciarlo.
- Saltos en la numeración: si la generación de una carta falla o se cancela, el número que se le había asignado se pierde y queda un salto en la numeración.
- Dónde no se rellena la variable: |Ne solo funciona en la generación normal de textos. Sale vacía en las combinaciones con Word, en los formularios, en el envío de facturas y en la gestión de cobros.
- Cartas agrupadas por destinatario: si |Ne está solo en el pie o en la cabecera, el número se guarda únicamente en la anotación de una de las cartas del grupo. Si se pone en el cuerpo, cada carta lleva su propio número y su anotación lo guarda.
- Diseños propios de informes: si tiene guardado un diseño personalizado de los informes de anotaciones, la nueva columna Nº carta no aparecerá en ese diseño. Tendrá que añadirla al diseño o volver a utilizar el diseño estándar.
