Apiges permite configurar un tipo de tarea para que se complete automáticamente al enviar un texto (carta o email) relacionado con ella, de forma que no sea necesario cerrarla a mano después de enviar la comunicación.
Anteriormente esto solo funcionaba si la carta se enviaba directamente desde la propia tarea. Ahora también funciona cuando el texto se prepara desde Exportar en el listado de expedientes, desde el Mailing de la ficha del expediente.
Este manual explica qué configuración es necesaria, desde dónde se puede utilizar, qué ocurre cuando un expediente tiene una o varias tareas que el texto puede cerrar, y cómo funciona la nueva ventana Tareas a cerrar.
Para que una tarea se cierre al enviar un texto deben cumplirse dos condiciones, que se configuran igual que hasta ahora:
- En el tipo de tarea: debe estar marcado el check Completar tarea al enviar un texto, dentro de la opción Cerrar de la configuración de la tarea.
- En el texto: el texto debe tener una restricción por ese tipo de tarea. Un mismo texto puede estar restringido a uno o a varios tipos de tarea.
Los tipos de tarea y los textos que ya tenía configurados de esta forma funcionan automáticamente con esta mejora, sin necesidad de cambiar nada.
El cierre de la tarea al enviar el texto funciona desde los siguientes puntos de Apiges:
- Desde la propia tarea, como hasta ahora.
- Exportar en el listado de expedientes.
- Mailing de la ficha del expediente, tanto desde Datos vinculados > Mailing como desde Menú > Acciones rápidas > Mailing.
La tarea se cierra en el momento en que se envía la carta o el email, no al prepararlo. Si prepara el texto y no llega a enviarlo, la tarea sigue pendiente.
Esta funcionalidad aplica a expedientes. Otras vías que también preparan textos como exportar desde el listado de contactos, actualización masiva de expedientes, incidencias, oposiciones y multitexto no cierran tareas.
¿Qué tarea se cierra al enviar el texto?
Apiges busca, en cada expediente, las tareas pendientes de los tipos a los que está restringido el texto. A estas tareas las llamamos en este manual tareas candidatas. No se consideran candidatas:
- Las tareas descartadas.
- Las tareas que ya tienen su propia carta preparada pendiente de envío (se cerrarán cuando se envíe esa carta).
- Las tareas que Apiges genera automáticamente al cerrar otra (por ejemplo, la siguiente de una tarea periódica).
Según las tareas candidatas que tenga el expediente, el comportamiento es el siguiente:
- El texto se envía desde la propia tarea: se cierra esa tarea, sin preguntar, como hasta ahora.
- El expediente tiene una sola tarea candidata: se cierra automáticamente al enviar el texto, sin preguntar.
- El expediente tiene varias tareas candidatas: no se cierra ninguna durante el envío y el envío no se interrumpe. Al terminar, se abre la ventana Tareas a cerrar para que decida cuáles cerrar (ver apartado La ventana «Tareas a cerrar»).
- El expediente no tiene ninguna tarea candidata: el texto se envía con normalidad y no se cierra ninguna tarea.
Cuando una tarea se cierra al enviar el texto, Apiges la cierra igual que si se hiciera desde la ficha del expediente: se generan las tareas de su flujo y el cierre queda anotado en las modificaciones del expediente. La única diferencia es que los actos que la tarea crea al completarse no se generan durante el envío, para no interrumpirlo; estos actos sí se crean cuando la tarea se cierra desde la ventana Tareas a cerrar.
Esta ventana aparece al terminar el envío cuando algún expediente tenía más tareas candidatas de las que se han cerrado, también cuando el texto se envía desde la propia tarea y el expediente tiene otras tareas pendientes del mismo tipo.
La ventana muestra las tareas pendientes que el texto enviado podía cerrar, con las columnas Tarea, Vencimiento y Responsable. Si hay tareas de varios expedientes, aparecen agrupadas por expediente; si solo hay uno, el expediente se indica en el título de la ventana. Dentro de cada expediente, las tareas se ordenan de vencimiento más próximo a más lejano.
Desde esta ventana puede:
- Marcar las tareas que quiera cerrar y pulsar Cerrar marcadas. Las tareas se cierran y desaparecen de la lista.
- Hacer doble clic en una tarea para abrirla en la ficha del expediente, revisarla y cerrarla desde allí si lo desea. Al volver a la ventana, las tareas que haya cerrado desaparecen de la lista.
- Pulsar Cerrar para salir sin cerrar nada más. Las tareas que no haya cerrado siguen pendientes.
Si no marca ninguna tarea, no se cierra ninguna.
La ventana no bloquea la aplicación: puede seguir trabajando con ella abierta. Si realiza otro envío mientras está abierta, las nuevas tareas se añaden a la misma ventana. Cuando ya no queda ninguna tarea en la lista, la ventana se cierra sola.
Tareas que no se pueden cerrar desde la ventana
Al pulsar Cerrar marcadas, Apiges aplica las mismas restricciones que al cerrar una tarea a mano desde la ficha del expediente:
- Permisos: el usuario debe tener permiso para modificar el expediente.
- Tareas cuyo estado no se cambia a mano: por ejemplo, las tareas hito de un flujo o los vencimientos, que actualiza Apiges automáticamente.
- Expedientes intercompany: se respetan las mismas reglas que en la ficha sobre quién puede cambiar el estado de la tarea.
- Orden de contacto: si el tipo de tarea exige rellenar el campo Orden contacto y está vacío.
Las tareas que no se puedan cerrar por alguno de estos motivos se quedan en la lista y Apiges muestra un aviso indicando el motivo.
Cambios respecto al funcionamiento anterior
Además de la nueva funcionalidad, hay algunos cambios de comportamiento que conviene conocer:
- Envío de emails desde la ventana de Textos: antes, al enviar un email se cerraban las tareas vinculadas a todas las cartas preparadas de ese texto, de cualquier expediente y usuario. Ahora solo se cierran las tareas del email que se envía.
- Tareas descartadas: si una tarea está descartada, ya no se cierra al enviar su carta.
- Tarea cerrada a mano antes del envío: si la tarea relacionada con la carta se cierra a mano antes de enviarla, al enviar no se cierra ninguna otra en su lugar.
